Gantt-Diagramm Excel Vorlage: Projektplan mit Zeitachse

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Projektplan, Anleitung. So sieht der Anfang von „Projektplan“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Gantt-Diagramm ausfüllen

1. Projekt und Start festlegen

   Schreib den Projektnamen in B2 und das Startdatum in B3. Die Zeitachse rechts springt auf den Montag dieser Woche und zeigt die nächsten 18 Kalenderwochen.

2. Aufgaben in die Liste

   Pro Zeile eine Aufgabe mit Verantwortlichem, Start und Dauer in Kalendertagen. Halte die Aufgaben so klein, dass jede in ein bis drei Wochen fertig ist. Große Brocken wie „Shop bauen“ zerlegst du in Teilaufgaben, sonst ist der Balken monatelang halb voll.

3. Meilensteine setzen

   Kick-off, Abnahme, Go-live: Trag sie mit Dauer 0 ein. Sie erscheinen als ◆ und zählen nicht in den Gesamtfortschritt, weil sie keine Arbeit sind, sondern ein Termin.

4. Abhängigkeiten verknüpfen

   Kann eine Aufgabe erst nach einer anderen starten, schreib in die Startzelle =F8+1 statt eines Datums. Verschiebt sich die Vorgängeraufgabe, wandert der ganze Rest des Plans mit.

5. Jede Woche den Fortschritt pflegen

   Trag in Spalte H ein, wie viel Prozent erledigt sind. Status, Balken und Gesamtfortschritt passen sich an. Was „überfällig“ zeigt, besprichst du im nächsten Termin zuerst. Farbige Balken bekommst du mit bedingter Formatierung.

Gantt-Diagramm oder Projektplan: was du wirklich brauchst

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektplan mit Zeitachse: links die Aufgaben, rechts Balken, die zeigen, wann jede Aufgabe läuft. Es beantwortet drei Fragen, die eine reine Aufgabenliste nicht beantwortet. Was läuft gleichzeitig? Wo hängt eine Aufgabe von einer anderen ab? Und schaffen wir den Termin noch?

Für Projekte mit 10 bis 40 Aufgaben und einem kleinen Team reicht Excel völlig. Ein Website-Relaunch, ein Büroumzug, die Einführung einer neuen Software oder die Planung eines Vereinsfests passen gut in diese Vorlage. Wer Hunderte Aufgaben, Ressourcenplanung über mehrere Projekte oder einen automatisch berechneten kritischen Pfad braucht, ist mit MS Project, Jira oder einem anderen Projekttool besser bedient.

Warum die Balken Zeichen sind und keine Füllfarbe

Viele Gantt-Vorlagen im Netz färben Zellen mit bedingter Formatierung ein. Das sieht gut aus, hat aber einen Haken: Kopierst du Zeilen, sortierst du um oder öffnest die Datei in einer anderen App, gehen die Regeln oft kaputt oder doppeln sich. In dieser Vorlage steckt der Balken in der Formel selbst. Jede Zelle schreibt ■, □ oder ◆, und das funktioniert in Excel für Windows und Mac, in Excel im Web, in Google Tabellen und in LibreOffice gleich.

Willst du trotzdem Farbe, setz eine Regel obendrauf: Balkenbereich markieren, Start › Bedingte Formatierung › Regeln zum Hervorheben von Zellen › Textinhalt, dann ■ eingeben und eine Füllfarbe wählen. Weil die Formel bleibt, kannst du die Regel jederzeit löschen, ohne dass der Plan verschwindet. Wie das Schritt für Schritt geht, steht in der Anleitung bedingte Formatierung.

Das geht beim Gantt-Diagramm in Excel oft schief

Jede Aufgabe ist einen Tag zu lang. Die häufigste Formel im Netz ist =Start+Dauer. Startet eine Fünf-Tages-Aufgabe am Montag, landet das Ende damit am Samstag. Richtig ist Start plus Dauer minus 1, wie in der Vorlage.

Kalendertage und Arbeitstage verwechselt. Die Dauer in dieser Vorlage zählt Kalendertage, also auch Wochenenden. Daneben zeigt die Spalte Arbeitstage, wie viele Montage bis Freitage tatsächlich drinstecken. Plant dein Team nur werktags, schau auf diese Spalte. Feiertage ziehst du ab, indem du NETTOARBEITSTAGE eine Liste freier Tage mitgibst; wie das geht, steht auf der Seite Arbeitstage berechnen.

Falsche Kalenderwoche. KALENDERWOCHE(Datum) ohne zweites Argument zählt nach US-Logik, die Woche beginnt dort am Sonntag. Rund um den Jahreswechsel stimmt die KW dann nicht mit dem deutschen Kalender überein. Die Vorlage nutzt deshalb Typ 21 (ISO 8601). Ab Excel 2013 geht auch ISOKALENDERWOCHE.

Zeitachse als Text getippt. Wer „KW 46“, „KW 47“ von Hand in die Kopfzeile schreibt, kann damit nicht rechnen. Hier steht in Zeile 6 ein echtes Datum, aus dem die KW per Formel entsteht. Änderst du den Projektstart, läuft die ganze Achse mit.

So prüfst du, ob der Plan stimmt

Schau zuerst auf G3, das Projektende. Liegt es nach deinem Wunschtermin, ist der Plan zu voll. Dann such die längsten Balken und frag: Kann das jemand parallel machen, oder lässt sich die Aufgabe teilen? Danach prüfst du die Spalte Verantwortlich. Hat eine Person drei Balken in derselben Woche, ist sie überlastet, egal was der Plan sagt.

Ein schneller Test für Formeln: Setz den Projektstart in B3 eine Woche später. Alle Balken müssen gemeinsam nach rechts wandern, die KW in Zeile 5 muss sich ändern. Bleibt eine Zeile stehen, steckt dort ein festes Datum statt einer Formel. Für einen Bericht an die Geschäftsführung kannst du die Daten zusätzlich als Diagramm darstellen, etwa ein gestapeltes Balkendiagramm aus Start und Dauer.

Planst du nebenbei Abwesenheiten im Team, trag Urlaube im Urlaubsplaner ein und vergleich die Wochen. Wer die Formeln hinter der Vorlage selbst bauen will, lernt WENN, UND und Datumsrechnung im Excel-Kurs online.

Fragen zur Gantt-Diagramm