Excel Tutorial für Anfänger: die Grundlagen in 12 Kapiteln

Eine Excel-Datei heißt Arbeitsmappe. Sie besteht aus einem oder mehreren Tabellenblättern, die du unten über die Blattregister wechselst. Jedes Blatt ist ein Gitter aus Spalten und Zeilen. Spalten tragen Buchstaben (A, B, C …), Zeilen tragen Zahlen (1, 2, 3 …).

Wo sich Spalte und Zeile kreuzen, liegt eine Zelle. Ihr Name setzt sich aus beiden zusammen: Die Zelle in Spalte B und Zeile 3 heißt B3. Den Namen der markierten Zelle siehst du oben links im Namenfeld. Rechts daneben liegt die Bearbeitungsleiste. Dort steht, was wirklich in der Zelle steckt, zum Beispiel eine Formel.

Oben liegt das Menüband mit Reitern wie Start, Einfügen, Formeln, Daten und Ansicht. Im Reiter Start findest du fast alles für das Aussehen: Fett, Farben, Zahlenformate. Unter Einfügen liegen Diagramme und Pivot-Tabellen, unter Daten das Sortieren und Filtern. Ansicht steuert, was du siehst, etwa das Fixieren der Kopfzeile.

Ganz unten rechts in der Statusleiste rechnet Excel heimlich mit. Markier ein paar Zahlen und du siehst sofort Summe, Mittelwert und Anzahl, ohne eine Formel zu tippen. Das ist der schnellste Weg, eine Spalte kurz zu prüfen.

Klick in eine Zelle und tippe einfach los. Mit Enter bestätigst du und springst eine Zelle nach unten, mit Tab eine nach rechts. Willst du einen Eintrag ändern, klick doppelt in die Zelle oder drück F2. Mit Entf löschst du den Inhalt.

Excel unterscheidet drei Arten von Eingaben. Text steht links in der Zelle. Zahlen stehen rechts, und nur mit ihnen kann Excel rechnen. Im deutschen Excel trennst du Dezimalstellen mit Komma: 1,19, nicht 1.19. Ein Datum tippst du als 03.11.2026. Excel erkennt es und speichert es intern als Zahl, deshalb kannst du später mit Daten rechnen.

Siehst du in einer Zelle nur ##### statt einer Zahl, ist die Spalte zu schmal. Ein Doppelklick auf die Trennlinie zwischen zwei Spaltenköpfen passt die Breite automatisch an. Ein kleines grünes Dreieck oben links in der Zelle bedeutet oft: Hier steht eine Zahl, die Excel für Text hält. Dann rechnet sie in Formeln nicht mit.

Für Reihen musst du nicht alles tippen. Schreib „Januar“ in eine Zelle und zieh das kleine Quadrat unten rechts an der Markierung (das Ausfüllkästchen) nach unten. Excel ergänzt Februar, März und so weiter. Das klappt auch mit Wochentagen und Zahlenreihen wie 1, 2, 3. Mehrere Zeilen Text in einer Zelle bekommst du mit Alt + Enter, mehr dazu unter Zeilenumbruch in Excel.

Eine Formel beginnt in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen. Ohne = hält Excel deine Eingabe für Text. Danach rechnest du wie auf dem Taschenrechner: + plus, - minus, * mal, / geteilt und ^ hoch. Excel hält sich an Punkt vor Strich, =2+3*4 ergibt also 14. Willst du zuerst addieren, setzt du Klammern: =(2+3)*4.

Der eigentliche Trick: Du rechnest nicht mit Zahlen, sondern mit Zellen. Statt =2*2,99 schreibst du =B2*C2. Ändert sich später die Menge in B2, rechnet die Formel sofort neu. Du musst die Zellnamen nicht abtippen. Nach dem = klickst du einfach auf die Zelle, und Excel setzt den Namen ein.

In der Zelle siehst du danach nur das Ergebnis. Die Formel selbst steht oben in der Bearbeitungsleiste, sobald du die Zelle anklickst. So findest du heraus, wie eine fremde Tabelle rechnet. Probier es gleich aus: In der Übung rechnest du für eine Einkaufsliste Menge mal Preis.

Zeigt eine Zelle statt eines Ergebnisses einen Fehler, verrät der Code die Ursache. #WERT! heißt meist, dass du mit Text rechnest, etwa wenn in der Mengenspalte „zwei“ statt 2 steht. #DIV/0! erscheint, wenn du durch eine leere Zelle oder durch 0 teilst. #NAME? bedeutet, dass Excel ein Wort in der Formel nicht kennt, oft ein Tippfehler im Funktionsnamen.

Wenn du eine Formel nach unten kopierst, passt Excel die Zellnamen an. Aus =B2*C2 in Zeile 2 wird in Zeile 3 automatisch =B3*C3. Das nennt man relativen Bezug, und meistens ist es genau das, was du willst. Zum Kopieren ziehst du das Ausfüllkästchen nach unten oder klickst doppelt darauf.

Manchmal soll ein Bezug aber stehen bleiben. Beispiel: In B1 steht ein Rabatt von 10 %, und jede Zeile soll damit rechnen. Kopierst du =C4*B1 nach unten, wird daraus =C5*B2, und B2 ist leer. Die Lösung ist ein absoluter Bezug mit Dollarzeichen: =C4*$B$1. Das $ vor dem Buchstaben hält die Spalte fest, das $ vor der Zahl die Zeile.

Du musst die Dollarzeichen nicht tippen. Setz den Cursor in der Formel auf den Zellnamen und drück F4. Jeder weitere Druck wechselt zwischen $B$1, B$1, $B1 und B1. Die gemischten Varianten brauchst du für Tabellen, die du nach rechts und nach unten kopierst, zum Beispiel ein Einmaleins. Auf dem Mac geht das mit ⌘ + T.

Dollarzeichen sind vor allem bei Nachschlagefunktionen wichtig: In SVERWEIS setzt du sie in die Suchtabelle, damit sie beim Kopieren nicht verrutscht.

Funktionen sind fertige Rechenwege mit Namen. Sie sind immer gleich aufgebaut: = Name, Klammer auf, die Angaben (Argumente), Klammer zu. Mehrere Argumente trennst du im deutschen Excel mit Semikolon. Einen zusammenhängenden Bereich schreibst du mit Doppelpunkt: B2:B7 heißt „B2 bis B7“.

Die wichtigste Funktion ist SUMME: =SUMME(B2:B7) addiert alle Zahlen in diesem Bereich. Noch schneller geht es mit der AutoSumme: Klick unter die Zahlenspalte und drück Alt + Umschalt + 0. Excel schlägt den Bereich selbst vor, du bestätigst mit Enter.

Genauso funktionieren =MITTELWERT(B2:B7) für den Durchschnitt, =MIN(B2:B7) und =MAX(B2:B7) für den kleinsten und größten Wert und =ANZAHL(B2:B7) für die Zahl der Zellen mit Zahlen. Achtung bei MITTELWERT: Leere Zellen ignoriert die Funktion, eine 0 zählt sie aber mit. Das kann den Durchschnitt deutlich verändern.

Ein häufiger Fehler ist, die Summenzeile selbst in den Bereich zu nehmen. Steht die Summe in B8 und der Mittelwert soll darunter, gehört trotzdem nur B2:B7 in die Klammer. Alles zu beiden Funktionen mit Übung findest du unter SUMME und MITTELWERT.

Mit WENN trifft Excel eine Entscheidung. Der Aufbau ist ein Satz in drei Teilen: Wenn die Prüfung stimmt, dann das eine, sonst das andere. Als Formel: =WENN(B2>=10000;"Ja";"Nein"). Ab 10.000 € Umsatz steht dort Ja, darunter Nein.

Für die Prüfung gibt es sechs Vergleichszeichen: = gleich, <> ungleich, > größer, < kleiner, >= größer oder gleich, <= kleiner oder gleich. Achte genau auf die Grenze. Mit > zählt ein Umsatz von genau 10.000 € nicht mit, mit >= schon.

Text steht in Formeln immer in Anführungszeichen, Zahlen nicht. Statt Text kann WENN auch rechnen, etwa =WENN(B2>=10000;B2*5%;0) für einen Bonus. Brauchst du mehr als zwei Fälle, kannst du WENN verschachteln oder in Excel 365, 2021 und 2019 die Funktion WENNS nehmen.

Eng verwandt sind ZÄHLENWENN und SUMMEWENN: Sie zählen oder addieren nur die Zeilen, die eine Bedingung erfüllen. Die ausführliche Erklärung mit Übung steht unter WENN-Funktion.

Oft gehören zwei Listen zusammen: Eine Bestellung enthält nur Artikelnummern, die Preisliste kennt die Preise. Statt jeden Preis von Hand zu suchen, holt ihn SVERWEIS: =SVERWEIS(E2;A2:C8;3;FALSCH). Excel sucht den Wert aus E2 in der ersten Spalte von A2:C8 und gibt den Wert aus der dritten Spalte derselben Zeile zurück.

Das FALSCH am Ende ist wichtig. Es sorgt dafür, dass Excel nur genaue Treffer akzeptiert. Findet Excel nichts, erscheint #NV. Das heißt „nicht vorhanden“ und liegt meist an Tippfehlern, Leerzeichen oder daran, dass der Suchwert nicht in der ersten Spalte der Tabelle steht. Mit WENNFEHLER kannst du stattdessen einen eigenen Text anzeigen.

In Excel 365 und Excel 2021 gibt es den Nachfolger XVERWEIS: =XVERWEIS(E2;A2:A8;C2:C8). Du gibst Suchspalte und Ergebnisspalte getrennt an, zählen musst du nichts. XVERWEIS sucht standardmäßig genau und kann auch nach links schauen. In älteren Versionen gibt es ihn nicht, dort hilft INDEX und VERGLEICH.

Ein Tipp für den Alltag: Leg die Suchtabelle auf ein eigenes Blatt und setz Dollarzeichen in den Bereich, etwa $A$2:$C$80. Dann kannst du die Formel in der Bestellung beliebig weit nach unten ziehen, und jede Zeile holt sich ihren eigenen Preis. Kommen neue Artikel dazu, formatierst du die Preisliste am besten als Tabelle, dann wächst der Bereich automatisch mit.

Eine Liste wird erst richtig praktisch, wenn du sie als Tabelle formatierst. Klick in die Liste und drück Strg + T oder wähle Einfügen › Tabelle. Excel färbt die Zeilen abwechselnd, setzt Filterpfeile in die Kopfzeile und erweitert die Tabelle automatisch, wenn du unten neue Zeilen anfügst. Formeln in einer neuen Zeile übernimmt Excel von selbst.

Zum Sortieren klickst du auf den Pfeil in der Kopfzeile und wählst „Von A bis Z sortieren“ oder „Nach Größe sortieren“. Ohne Tabelle geht das über Daten › Sortieren. Wichtig: Markier nie nur eine einzelne Spalte zum Sortieren. Sonst bringt Excel die Zeilen durcheinander, und Namen passen nicht mehr zu ihren Zahlen.

Mit dem Filter blendest du Zeilen aus, die dich gerade nicht interessieren. Klick auf den Filterpfeil, entferne den Haken bei „Alle auswählen“ und setz ihn nur bei den Werten, die du sehen willst. Die anderen Zeilen sind nur versteckt, nicht gelöscht. Der Pfeil zeigt ein Trichtersymbol, solange ein Filter aktiv ist.

Saubere Listen sind die Grundlage für alles Weitere. Eine Kopfzeile, keine leeren Zeilen mittendrin, in jeder Spalte nur eine Art von Daten. Wie du aufräumst, zeigen Duplikate entfernen und leere Zeilen löschen.

Bedingte Formatierung färbt Zellen automatisch, je nachdem was drinsteht. So springen Ausreißer sofort ins Auge: alle Umsätze über 10.000 € grün, alle überfälligen Rechnungen rot. Ändert sich der Wert, ändert sich die Farbe mit.

Markier den Bereich und wähle Start › Bedingte Formatierung › Regeln zum Hervorheben von Zellen › Größer als. Trag die Grenze ein, wähl eine Farbe und klick auf OK. Im selben Menü findest du Regeln für Text, Datum und doppelte Werte.

Für einen schnellen Überblick gibt es Datenbalken und Farbskalen. Datenbalken zeichnen in jede Zelle einen Balken passend zur Größe der Zahl, Farbskalen färben von niedrig nach hoch. Alle Regeln eines Blatts siehst und bearbeitest du unter Bedingte Formatierung › Regeln verwalten.

Wichtig: Die Formatierung ändert nur das Aussehen, nie den Wert. Eine rote Zahl bleibt dieselbe Zahl und rechnet in Formeln ganz normal mit. Schritt für Schritt mit Übung: Bedingte Formatierung in Excel.

Ein Diagramm macht aus einer Zahlenkolonne ein Bild, das man in zwei Sekunden versteht. Markier die Daten mit den Überschriften, zum Beispiel Monate in Spalte A und Umsätze in Spalte B. Dann wählst du Einfügen und im Bereich Diagramme die passende Art. Excel baut das Diagramm sofort, Achsen und Beschriftung inklusive.

Welche Art passt? Säulen vergleichen Werte miteinander, etwa Umsatz je Filiale. Linien zeigen eine Entwicklung über die Zeit, etwa den Umsatz je Monat. Ein Kreisdiagramm zeigt Anteile an einem Ganzen und funktioniert nur mit wenigen Kategorien. Bei mehr als fünf oder sechs Stücken wird es unlesbar.

Das Diagramm bleibt mit den Zellen verbunden. Änderst du eine Zahl, passt sich der Balken an. Titel, Farben und Achsen änderst du, wenn du das Diagramm anklickst: Dann erscheinen die Reiter Diagrammentwurf und Format. Die ausführliche Anleitung mit Übung: Diagramm erstellen.

Weniger ist bei Diagrammen mehr. Ein klarer Titel, der die Aussage nennt („Umsatz steigt seit März“), wirkt stärker als „Diagramm 1“. Lösch überflüssige Gitternetzlinien und Legenden, wenn es nur eine Datenreihe gibt. Und fang die Achse bei Säulen immer bei null an, sonst wirken kleine Unterschiede riesig.

Eine Pivot-Tabelle fasst große Listen in Sekunden zusammen. Du hast 2.000 Verkäufe und willst wissen, wie viel jede Region umgesetzt hat? Dafür brauchst du keine einzige Formel. Die Pivot-Tabelle gruppiert und summiert für dich.

Klick in deine Liste und wähle Einfügen › PivotTable. Excel öffnet rechts die Feldliste mit allen Spaltenüberschriften. Zieh das Feld „Region“ in den Bereich Zeilen und das Feld „Umsatz“ in den Bereich Werte. Fertig ist die Auswertung: jede Region einmal, daneben die Summe. Ziehst du „Monat“ zusätzlich in Spalten, bekommst du eine Kreuztabelle.

Die Quelldaten müssen sauber sein: eine Kopfzeile, keine leeren Zeilen, keine verbundenen Zellen. Ändern sich die Daten, rechnet die Pivot-Tabelle nicht von selbst neu. Klick mit rechts hinein und wähle Aktualisieren. Tipp: Formatier die Quelle vorher als Tabelle, dann kommen neue Zeilen beim Aktualisieren automatisch mit.

Pivot-Tabellen gelten in vielen Stellenanzeigen als Zeichen für „sehr gute Excel-Kenntnisse“. Es lohnt sich also. Mehr dazu mit Übung unter Pivot-Tabelle erstellen. Wer lieber mit Formeln auswertet, nimmt SUMMEWENNS.

Mit ein paar Tastenkombinationen arbeitest du doppelt so schnell. Die wichtigsten: Strg + Z macht rückgängig, Strg + C und Strg + V kopieren und fügen ein. Strg + Pfeiltaste springt ans Ende eines Datenbereichs, mit zusätzlich Umschalt markierst du bis dorthin. Strg + 1 öffnet „Zellen formatieren“. Auf dem Mac nimmst du statt Strg meist ⌘. Die komplette Liste steht unter Excel Tastenkombinationen.

Bei langen Listen fixierst du die Kopfzeile, damit sie beim Scrollen sichtbar bleibt: Ansicht › Fenster fixieren › Oberste Zeile fixieren. Mehr dazu unter Zeile fixieren. Und speicher regelmäßig mit Strg + S. Mit einer Datei in OneDrive speichert Excel 365 automatisch.

Fremde Formeln verstehst du am besten, wenn du sie zerlegst. Klick auf die Zelle, lies die Formel in der Bearbeitungsleiste und klick in die Formel: Excel färbt die verwendeten Zellen ein. So siehst du sofort, womit gerechnet wird.

Der beste Tipp zum Schluss: Übe mit echten Aufgaben. Lesen allein bringt wenig, erst beim Tippen sitzen Semikolon, Anführungszeichen und Dollarzeichen. Im Excel-Kurs online übst du jedes Thema aus diesem Tutorial interaktiv, und mit dem Excel-Test prüfst du, was schon sitzt.