Arbeitszeiterfassung in Excel: Vorlage mit Überstundenkonto

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Woche, Überstundenkonto. So sieht der Anfang von „Woche“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Arbeitszeiterfassung ausfüllen

1. Stammdaten eintragen

   Trag im Blatt „Woche“ Name, Personalnummer, den Montag der Woche und das Wochen-Soll ein. Die gelben Felder sind Eingaben, alles andere rechnet.

2. Täglich Beginn, Ende und Pause erfassen

   Uhrzeiten mit Doppelpunkt (7:30), die Pause in Minuten (30). Die Erfassung macht entweder der Mitarbeiter selbst oder die Führungskraft, Hauptsache zeitnah.

3. Prüfspalte lesen

   Steht in der Spalte „Prüfung ArbZG“ etwas anderes als „ok“, sieh dir den Tag genauer an. Die Meldungen sind Hinweise, keine rechtliche Bewertung.

4. Wochenstand ins Konto übertragen

   Am Wochenende den Wert „Ist diese Woche“ ins Blatt „Überstundenkonto“ in die Spalte Ist schreiben. Differenz und Saldo erscheinen sofort.

5. Ausgleich buchen

   Nimmt jemand Überstunden frei oder lässt sie auszahlen, trag die Stunden in die Spalte Ausgleich ein. Der Saldo sinkt entsprechend.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: was gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland müssen ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EuGH-Urteils vom 14.05.2019. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit, Überstunden eingeschlossen.

Eine bestimmte Form schreibt das Urteil nicht vor. Eine sorgfältig geführte Excel-Tabelle kann deshalb genügen, solange sie vollständig, zeitnah und nachprüfbar ist. Der Gesetzgeber plant seit Längerem Details im Arbeitszeitgesetz, etwa zur elektronischen Erfassung. Prüf vor dem Einsatz den aktuellen Stand, denn mit einer Neuregelung kann sich die Pflicht zur Form ändern.

Unabhängig davon gilt schon lange § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag muss aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Für Minijobs und bestimmte Branchen verlangt § 17 Mindestlohngesetz Aufzeichnungen zu Beginn, Ende und Dauer.

Was die Vorlage prüft

Die Prüfspalte deckt die Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes ab: höchstens zehn Stunden am Tag (§ 3), mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4) sowie elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5).

Nicht geprüft werden Ausnahmen aus Tarifverträgen, verkürzte Ruhezeiten in Krankenhäusern, Gastronomie oder Pflege und der Durchschnitt von acht Stunden über sechs Monate. Für Jugendliche gelten strengere Regeln aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz. In solchen Fällen ist die Meldung „ok“ nur ein erster Anhaltspunkt.

Überstundenkonto sauber führen

Ein Überstundenkonto (auch Arbeitszeitkonto oder Gleitzeitkonto) sammelt die Differenz zwischen vereinbarter und tatsächlicher Arbeitszeit. Plus heißt: Der Mitarbeiter hat Zeit gut. Minus heißt: Er schuldet Stunden. Die Vorlage zeigt Stunden als Dezimalzahl, weil Excel negative Uhrzeiten nicht darstellen kann. 1,50 sind eineinhalb Stunden.

Wichtig für Arbeitgeber: Kappungsgrenzen, Ausgleichszeiträume und ob Überstunden ausbezahlt werden, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Trag Auszahlungen und Freizeitausgleich immer in die Spalte Ausgleich ein, damit der Saldo nachvollziehbar bleibt.

Arbeitszeiterfassung oder Stundenzettel?

Der Stundenzettel ist ein Monatsblatt für eine Person, etwa für den Minijob oder die Abrechnung als Freelancer. Die Arbeitszeiterfassung hier ist für Arbeitgeber gedacht: wochenweise, mit Prüfung nach Arbeitszeitgesetz und einem Konto über das ganze Jahr. Wer Schichten plant, kombiniert sie mit dem Dienstplan.

Für ein Team mit vielen Personen wird Excel irgendwann unübersichtlich. Bis dahin ist die Vorlage ein schneller, kostenloser Einstieg. Die Formeln dahinter lernst du im Excel-Kurs online.

Fragen zur Arbeitszeiterfassung