Fahrtenbuch Excel Vorlage: Fahrten erfassen und auswerten

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Fahrtenbuch, Anleitung. So sieht der Anfang von „Fahrtenbuch“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Fahrtenbuch ausfüllen

1. Kopf ausfüllen

   Fahrzeug, Kennzeichen und Fahrer/in eintragen, in B5 den Monat und in B6 den km-Stand, den der Tacho am Monatsanfang zeigt. Für jeden neuen Monat kopierst du das Blatt und trägst den letzten Stand aus B7 als neuen Beginn ein.

2. Jede Fahrt sofort eintragen

   Datum, Start, Ziel und Zweck: Bei Kundenterminen schreibst du den Kunden dazu, bei Umwegen die Route wie „über Großhandel Bochum“. Die Art wählst du aus dem Dropdown. Vor der Abfahrt und am Ziel liest du den Tacho ab und trägst beide Stände in Spalte F und G ein.

3. Prüfspalte beachten

   Steht in Spalte J etwas anderes als „ok“, korrigier die Zeile gleich. „Lücke zur Vorfahrt“ heißt: Der Beginn passt nicht zum Endstand der Zeile darüber. Meist fehlt eine Fahrt, oder ein Stand ist vertippt.

4. Monatsende auswerten

   Oben rechts siehst du die km je Art und ihren Anteil. Mit dem Kilometersatz in I2 rechnet die Vorlage die Erstattung für Dienstfahrten aus. Für eine vollständige Reisekostenabrechnung mit Verpflegungspauschalen nimm die Reisekostenabrechnung.

5. Ausdrucken und abzeichnen

   Für Arbeitgeber oder Buchhaltung druckst du das Blatt aus oder speicherst es als PDF. Mehrere Fahrer an einem Poolfahrzeug tragen sich in Spalte I ein, dann kannst du mit einem Filter pro Person auswerten.

Erkennt das Finanzamt ein Fahrtenbuch aus Excel an?

In der Regel nein, jedenfalls nicht als Nachweis gegen die 1-%-Regel. Der Bundesfinanzhof verlangt, dass ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest erkennbar sind (unter anderem BFH, Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04). Eine Excel-Datei kannst du jederzeit ändern, ohne dass es jemand merkt. Genau das macht sie als Beweis wertlos, egal wie sorgfältig du sie führst.

Wer einen Firmenwagen privat nutzt und statt der 1-%-Regel die tatsächlichen Kosten versteuern will, braucht deshalb ein gebundenes Fahrtenbuch aus Papier, bei dem keine Seiten fehlen dürfen, oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das jede Änderung protokolliert. Lose Zettel, nachträglich abgetippte Notizen oder eine Excel-Liste reichen nicht. Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, gilt automatisch die 1-%-Regel: monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil, bei Elektro- und Hybridautos weniger.

Wofür sich ein Fahrtenbuch in Excel trotzdem lohnt

Dienstfahrten mit dem Privatauto abrechnen. Fährst du mit deinem eigenen Auto zu Kunden, kann dir der Arbeitgeber 0,30 € pro Kilometer steuerfrei erstatten. Dafür will die Buchhaltung eine Liste mit Datum, Ziel, Zweck und km sehen. Genau das liefert die Vorlage, samt Summe und Erstattungsbetrag.

Kontrolle und Kostenverteilung. Bei einem Poolfahrzeug im Verein, im Pflegedienst oder im Handwerksbetrieb siehst du, wer wie viel fährt. Die Prüfspalte findet Lücken, bevor sie zum Problem werden.

Betriebliche Nutzung belegen. Selbstständige dürfen die 1-%-Regel nur anwenden, wenn das Auto zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Für diesen Nachweis reichen nach Auffassung der Finanzverwaltung meist Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten, die Anforderungen sind dabei geringer als beim echten Fahrtenbuch. Die Auswertung „Anteil dienstlich“ zeigt dir die Quote auf einen Blick. Ob das Finanzamt deine Aufzeichnung akzeptiert, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Was in jede Zeile gehört

Für Dienstfahrten verlangen die Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 LStR): Datum, km-Stand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt, Reiseziel, bei Umwegen auch die Route, den Reisezweck und die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner. „Kundentermin“ allein reicht nicht, es muss erkennbar sein, wen du besucht hast.

Für Privatfahrten genügen die gefahrenen Kilometer. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bekommen einen kurzen Vermerk, in der Vorlage die Art „Arbeitsweg“. Besonders wichtig ist die lückenlose km-Kette: Jede Fahrt muss beim Endstand der vorigen beginnen. Deshalb liest du den Beginn vom Tacho ab, statt ihn zu übernehmen, und die Prüfspalte meldet jede Abweichung.

Das geht in Excel oft schief

SUMMEWENN zählt manche Fahrten nicht mit. Meist steht „Dienstlich “ mit Leerzeichen oder „dienstl.“ in der Zelle. Das Dropdown in Spalte E verhindert das. Hast du Daten aus einer alten Liste kopiert, wähl die Art in diesen Zeilen neu aus.

km-Stand falsch erkannt. Tippst du 48.236 ein, erkennt deutsches Excel das als Zahl mit Tausenderpunkt. Kopierst du aber aus einem englischen Programm „48,236“, wird es zu 48 Komma 236. Prüf in solchen Fällen, ob die km in Spalte H plausibel sind. Wie Zellen mit SUMMEWENN und Bedingungen richtig zusammenspielen, zeigt die Übung oben.

Die Kopfzeile verschwindet beim Scrollen. Bei 60 Fahrten im Monat siehst du nicht mehr, welche Spalte was ist. Die Vorlage hat die Zeilen bis zur Überschrift schon fixiert; wie das bei eigenen Listen geht, steht in Zeile fixieren. Alle Formeln dieser Vorlage, von SUMMEWENN bis zum verschachtelten WENN, übst du im Excel-Kurs online.

Fragen zur Fahrtenbuch