Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel (kostenlos)
Die Vorlage rechnet Fahrtkosten mit 0,30 € pro km, Verpflegungspauschalen von 14 € (über 8 Stunden, An- und Abreisetag) und 28 € (24 Stunden) sowie Belege wie Hotel und Parken zu einem Auszahlungsbetrag zusammen. Stand 2026, ohne Gewähr.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
Direkt ausprobieren
Wie viel Kilometergeld gibt es für die Fahrt nach Köln?
Kilometer mal Satz pro Kilometer. Das Malzeichen in Excel ist *.
=B2Kilometer*malF1Satz pro kmWo finde ich = * auf der Tastatur?
=⇧+0*⇧++Das steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Reisekosten, Anleitung. So sieht der Anfang von „Reisekosten“ aus:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Reisekostenabrechnung | ||||||
| 2 | |||||||
| 3 | Name: | Julia Becker | Abteilung: | Vertrieb | |||
| 4 | Reiseanlass: | Kundentermine und Fachmesse | Reiseziel: | Hannover | |||
| 5 | Beginn: | 17.11.2026 | 7:15 | Ende: | 18.11.2026 | 18:40 | |
| 6 | |||||||
| 7 | 1. Fahrtkosten mit eigenem Pkw | ||||||
| 8 | Datum | Strecke | km | Betrag | |||
| 9 | 17.11.2026 | Bielefeld – Hannover | 112 | 33,60 € | |||
| 10 | 18.11.2026 | Hannover – Bielefeld | 112 | 33,60 € | |||
| 11 | |||||||
| 12 | |||||||
| 13 | |||||||
| 14 | Summe Fahrtkosten | 67,20 € |
So funktioniert die Vorlage
Kilometergeld: km mal Satz
=WENN(C9="";"";C9*$I$3) multipliziert die Kilometer mit dem Satz aus I3. Das Dollarzeichen hält I3 fest, wenn die Formel nach unten kopiert wird. Leere Zeilen bleiben dank WENN leer.
Pauschale per SVERWEIS
Die Art des Tages wählst du im Dropdown. SVERWEIS(B18;$H$8:$I$12;2;FALSCH) holt dazu die Pauschale aus der kleinen Tabelle rechts. Ändern sich die Sätze, passt du nur diese Tabelle an. So funktioniert SVERWEIS.
Kürzung für gestellte Mahlzeiten
Für jedes „Ja“ bei Frühstück, Mittag oder Abend zieht die Formel den passenden Betrag ab: 5,60 € fürs Frühstück, 11,20 € für Mittag- oder Abendessen. MAX(0;…) verhindert, dass ein Tag ins Minus rutscht.
Mit Übung lernenDropdowns für saubere Eingaben
Art des Tages, Ja/Nein und die Belegart sind Auswahllisten. Tippfehler wie „Anreise“ statt „Anreisetag“ würden sonst #NV ergeben. Eigene Listen baust du mit Dropdown erstellen.
Mit Übung lernenAnleitung: Reisekostenabrechnung ausfüllen
Sätze prüfen
Rechts in Spalte I stehen Kilometersatz, Pauschalen und Kürzungen, Stand 2026. Zahlt dein Arbeitgeber laut Richtlinie andere Beträge, trägst du sie dort ein. Alles andere rechnet automatisch mit.
Reisedaten eintragen
Oben kommen Name, Abteilung, Anlass, Ziel und Beginn und Ende mit Uhrzeit hin. Die Uhrzeiten brauchst du, um zu belegen, ob du mehr als 8 Stunden unterwegs warst.
Fahrten eintragen
Pro Fahrt eine Zeile mit Datum, Strecke und gefahrenen Kilometern. Bist du mit Bahn oder Flugzeug gereist, lässt du diesen Block leer und trägst das Ticket unten bei den Belegen ein.
Reisetage und Mahlzeiten
Für jeden Tag der Reise eine Zeile und im Dropdown die Art des Tages. War das Frühstück im Hotelpreis enthalten, den der Arbeitgeber zahlt, wählst du bei Frühstück „Ja“.
Belege nummerieren und abgeben
Hotel, Parken, Taxi: jede Quittung bekommt eine Nummer, die in der Spalte Beleg-Nr. steht. Druck die Abrechnung aus oder speichere sie als PDF, unterschreib sie und gib sie mit den Belegen ab.
Reisekosten 2026: die Sätze im Überblick
Fahrtkosten: Mit dem eigenen Pkw gelten für Dienstreisen pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Motorroller 0,20 €. Das ist etwas anderes als die Pendlerpauschale für den Weg zur Arbeit, die seit 2026 bei 0,38 € je Entfernungskilometer liegt. Für Dienstreisen zählt jeder gefahrene Kilometer, hin und zurück.
Verpflegung im Inland: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise. 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale um 5,60 € (Frühstück) bzw. 11,20 € (Mittag- oder Abendessen).
Übernachtung: Erstattet werden die tatsächlichen Kosten laut Hotelrechnung. Steht das Frühstück auf der Rechnung, gehört es zur Verpflegung, nicht zur Übernachtung. Alle Angaben Stand 2026, ohne Gewähr. Für Auslandsreisen gibt es eigene Ländersätze.
Rechenbeispiel aus der Vorlage
Julia Becker fährt von Bielefeld zur Messe nach Hannover und übernachtet dort. Fahrtkosten: 224 km mal 0,30 € = 67,20 €. Verpflegung: Anreisetag 14 €, Abreisetag 14 € minus 5,60 € für das Hotelfrühstück = 8,40 €, zusammen 22,40 €. Dazu kommen Hotel 119 € und Parken 12 €. Auszahlung: 220,60 €.
Häufige Fehler
#NV in der Spalte Betrag: Die Art des Tages ist von Hand getippt und passt nicht genau zur Tabelle rechts. Wähl den Wert aus dem Dropdown. Warum SVERWEIS #NV meldet, steht auf der SVERWEIS-Seite.
Nur Hinweg gerechnet: Für das Kilometergeld zählt die ganze gefahrene Strecke. Trag Hin- und Rückfahrt ein, entweder als zwei Zeilen oder als eine mit der Summe.
Pauschale trotz Essen beim Kunden: Lädt der Kunde ein, ist das keine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit. Eine Kürzung gibt es nur, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter das Essen stellt. Im Zweifel fragst du die Personalabteilung.
Fragen zur Reisekostenabrechnung
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
+
Im Inland 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag, 28 € für jeden vollen 24-Stunden-Tag. Stand 2026, ohne Gewähr.
Wie viel Kilometergeld gibt es für Dienstreisen?
+
Mit dem eigenen Pkw 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Die 0,38 € gelten nur für die Pendlerpauschale zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht für Dienstreisen.
Was ist, wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist?
+
Zahlt der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück, wird die Verpflegungspauschale für diesen Tag um 5,60 € gekürzt. In der Vorlage wählst du dafür bei Frühstück „Ja“.
Kann ich die Vorlage als Selbstständiger nutzen?
+
Ja. Für Selbstständige gelten bei Geschäftsreisen im Inland dieselben Pauschalen. Die Summe kannst du als Betriebsausgabe ansetzen. Bei Fragen zur Steuer hilft deine Steuerberatung.