Dienstplan Vorlage für Excel: Wochenplan mit Schichten

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Dienstplan, Anleitung. So sieht der Anfang von „Dienstplan“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Dienstplan ausfüllen

1. Woche festlegen

   Schreib in B2 das Datum des Montags. Die Spaltenköpfe zeigen dann die richtigen Tage, die KW steht daneben.

2. Team eintragen

   Überschreib die Beispielnamen in Spalte A. Brauchst du mehr als acht Personen, füg über Zeile 13 neue Zeilen ein und kopier die Formeln in Spalte I und J nach unten. Die Zählung pro Tag wächst automatisch mit.

3. Schichten verteilen

   Klick in eine Zelle und wähl das Kürzel aus dem kleinen Pfeil rechts. Am Handy in Excel tippst du auf die Zelle und dann auf die Liste.

4. Besetzung prüfen

   Unten siehst du pro Tag, wie viele Leute in Früh-, Spät- und Nachtschicht sind. Ist eine Zahl zu klein, verschieb Dienste, bis jede Schicht besetzt ist.

5. Plan teilen

   Druck den Plan im Querformat aus oder teil die Datei über OneDrive. Kürzel mit Farbe hervorheben geht mit bedingter Formatierung, etwa „N“ dunkelblau.

Was ein guter Dienstplan braucht

Ein Dienstplan beantwortet zwei Fragen: Wer arbeitet wann, und ist jede Schicht ausreichend besetzt? Die meisten Pläne scheitern an der zweiten Frage, weil man die Lücken nicht sieht. Deshalb zählt die Vorlage die Besetzung pro Tag automatisch. Siehst du am Samstag nur eine Spätschicht, weißt du sofort, wo du nachbessern musst.

Kurze, feste Kürzel sind dafür Pflicht. Schreibt eine Kollegin „Früh“, die andere „F“ und die dritte „früh “ mit Leerzeichen, zählt Excel falsch. Das Dropdown verhindert das.

Schichten planen ohne Ärger mit dem Arbeitszeitgesetz

Zwischen zwei Diensten müssen nach § 5 Arbeitszeitgesetz mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen. Nach einer Spätschicht bis 22:00 darf am nächsten Morgen um 6:00 keine Frühschicht folgen, dazwischen lägen nur acht Stunden. Nach einer Nachtschicht passen weder Früh- noch Spätschicht am Folgetag. Am sichersten rotierst du vorwärts: erst Früh, dann Spät, dann Nacht, danach freie Tage. In Krankenhäusern, Pflege und Gastronomie erlaubt das Gesetz Ausnahmen, Tarifverträge regeln oft mehr.

Sonntage sind grundsätzlich frei. Wer sonntags arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag, und mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei (§ 11 ArbZG). Die Vorlage prüft diese Regeln nicht automatisch. Willst du die tatsächlich gearbeiteten Stunden mit Pausen und Ruhezeiten kontrollieren, nutze zusätzlich die Arbeitszeiterfassung.

Schichtplan erweitern

Arbeitet dein Team in einem festen Rhythmus wie zwei Früh, zwei Spät, zwei Nacht, zwei frei, nimm statt dieser Wochenvorlage den Schichtplan: Er füllt den ganzen Monat aus dem Rhythmus automatisch. Für einen Monatsplan von Hand kopierst du das Blatt viermal oder fügst rechts weitere Tage an. Die Formeln zum Zählen ziehst du einfach mit nach rechts. Für Feiertage lohnt ein Blick in den Kalender 2027, etwa um Feiertagszuschläge einzuplanen.

Wer die Formeln hinter der Vorlage verstehen und eigene Auswertungen bauen will, etwa Nachtdienste pro Monat oder Wochenenddienste pro Person, lernt das Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.

Fragen zur Dienstplan