Inventarliste in Excel: Vorlage für Lagerbestand und Nachbestellung
Die Inventarliste hat je Artikel eine Zeile mit Kategorie, Lagerort, Bestand, Mindestbestand und Einkaufspreis. Excel rechnet den Einkaufswert (Bestand × Preis) und schreibt per WENN „nachbestellen“, sobald der Bestand den Mindestbestand erreicht.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
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Muss Kettenöl nachbestellt werden?
Ist der Bestand kleiner oder gleich dem Mindestbestand, heißt es „nachbestellen“.
=WENN(B2<=C2Bestand ≤ Mindestbestand?;"nachbestellen"dann;"ok"sonst)Wo finde ich = < ; " auf der Tastatur?
=⇧+0<<Taste links neben Y;⇧+,"⇧+2Das steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Inventar, Anleitung. So sieht der Anfang von „Inventar“ aus:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Inventarliste / Lagerbestand | ||||||
| 2 | Betrieb: | Radwerkstatt Nowak, Leipzig | Artikel in der Liste | 10 | Lagerwert gesamt | ||
| 3 | Stand vom: | 03.11.2026 | Nachbestellen | 4 | Stück gesamt | ||
| 4 | |||||||
| 5 | Art.-Nr. | Artikel | Kategorie | Lagerort | Bestand | Mindestbestand | Einkaufspreis |
| 6 | E-1001 | Bremsbeläge Scheibenbremse | Ersatzteile | Regal A1 | 6 | 6 | 8,90 € |
| 7 | E-1002 | Kette 9-fach | Ersatzteile | Regal A2 | 11 | 5 | 17,50 € |
| 8 | R-2001 | Schlauch 28 Zoll | Reifen & Schläuche | Regal B1 | 14 | 10 | 3,80 € |
| 9 | R-2002 | Mantel 28 x 1,75 | Reifen & Schläuche | Regal B2 | 4 | 6 | 21,40 € |
| 10 | P-3001 | Kettenöl 100 ml | Pflegemittel | Theke | 3 | 5 | 5,20 € |
| 11 | P-3002 | Fahrradreiniger 1 l | Pflegemittel | Lager hinten | 9 | 4 | 7,95 € |
| 12 | W-4001 | Speichenschlüssel | Werkzeug | Werkbank | 2 | 1 | 12,60 € |
| 13 | Z-5001 | Fahrradklingel | Zubehör | Verkaufsraum | 18 | 8 | 2,75 € |
| 14 | Z-5002 | Rücklicht Akku | Zubehör | Verkaufsraum | 5 | 5 | 14,30 € |
So funktioniert die Vorlage
Einkaufswert: Bestand mal Preis
=WENN(B6="";"";E6*G6) multipliziert den Bestand mit dem Einkaufspreis. Steht noch kein Artikel in der Zeile, bleibt die Zelle leer. Die Summe oben addiert alle Werte zum Lagerwert. Grundlagen: SUMME und Durchschnitt.
Status „nachbestellen“ mit WENN
=WENN(E6<=F6;"nachbestellen";"ok") vergleicht Bestand und Mindestbestand. Das <= sorgt dafür, dass die Warnung schon beim Erreichen des Mindestbestands kommt, nicht erst darunter. So funktioniert die WENN-Funktion.
Wie viel muss nachbestellt werden? ZÄHLENWENN
=ZÄHLENWENN(I6:I105;"nachbestellen") zählt die Artikel mit Warnung. In der Übersicht rechts zählt ZÄHLENWENNS das zusätzlich je Kategorie.
Lagerwert je Kategorie mit SUMMEWENN
Die Übersicht rechts summiert den Einkaufswert getrennt nach Kategorie: =SUMMEWENN($C$6:$C$105;K6;$H$6:$H$105). So siehst du, wo das meiste Geld im Regal liegt. Mehr: SUMMEWENN.
Kategorie per Dropdown
Die Spalte Kategorie hat eine Auswahlliste, damit niemand „Werkzeug“ und „Werkzeuge“ mischt. Sonst rechnet die Übersicht falsch. Wie du die Liste änderst: Dropdown erstellen.
Mit Übung lernenAnleitung: Inventarliste ausfüllen
Vorlage herunterladen und Kopf ausfüllen
Trag oben den Namen des Betriebs, Vereins oder der Abteilung ein und das Datum der Zählung. Die Beispielzeilen einer Fahrradwerkstatt kannst du überschreiben oder löschen.
Artikel erfassen
Eine Zeile pro Artikel. Die Art.-Nr. ist frei wählbar, wichtig ist nur, dass sie eindeutig ist. Kategorie wählst du aus dem Dropdown, Lagerort schreibst du so, dass Kollegen das Teil finden („Regal B2“, „Werkbank“).
Mindestbestand festlegen
Überleg je Artikel: Wie viel brauche ich, bis eine Nachlieferung da ist? Verbrauchst du 4 Schläuche pro Woche und der Großhändler liefert in einer Woche, ist ein Mindestbestand von 5 bis 6 sinnvoll. Lieber etwas Puffer einplanen.
Bestände pflegen
Nach jedem Wareneingang und jeder größeren Entnahme den Bestand anpassen. Wer das nicht täglich schafft, zählt einmal pro Woche die Artikel mit Status „nachbestellen“ oder knapp darüber nach.
Bestellliste filtern
Mit Daten › Filtern und dem Filter „nachbestellen“ in der Spalte Status siehst du nur, was fehlt. Die gefilterte Liste kannst du direkt ausdrucken oder dem Großhändler schicken. Wie Filtern geht: Excel filtern.
Für wen die Inventarliste passt
Die Vorlage ist für kleine Lager: Werkstatt, Praxis, Vereinsheim, Kita-Materialraum, Büroartikel, Online-Shop mit überschaubarem Sortiment oder das Ersatzteilregal in der Haustechnik. Bis zu 100 Artikel passen ohne Umbau hinein, mehr Zeilen bekommst du, indem du die letzte Zeile nach unten kopierst und die Bereiche der Summen anpasst.
Auch als Inventarliste im Sinne von „Was besitzen wir?“ funktioniert sie, etwa für die Geräte eines Vereins oder die Laptops einer Abteilung. Dann setzt du den Mindestbestand auf 0, und die Spalte Status zeigt nur „nachbestellen“, wenn ein Gerät fehlt (Bestand 0).
Mindestbestand, Meldebestand, Sicherheitsbestand
In der Lagerlogistik gibt es mehrere Begriffe. Der Sicherheitsbestand (auch eiserner Bestand) ist die Menge, die nie unterschritten werden soll. Der Meldebestand liegt darüber: Erreicht der Bestand diese Marke, wird bestellt, damit die Lieferung kommt, bevor der Sicherheitsbestand angegriffen wird.
Die Vorlage nennt die Spalte Mindestbestand und meint damit den Meldebestand: die Marke, ab der du bestellen solltest. Faustformel: Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsbestand. Bei 2 Flaschen Kettenöl pro Tag, 3 Tagen Lieferzeit und 2 Flaschen Puffer sind das 8.
Das kann in der Inventarliste schiefgehen
Bestand als Text: Steht ein Bestand linksbündig in der Zelle oder mit Einheit („12 Stk.“), rechnet Excel nicht damit, und der Einkaufswert zeigt #WERT!. Nur die Zahl eintragen, die Einheit gehört in den Artikelnamen.
Kategorie leicht anders geschrieben: „Zubehör “ mit Leerzeichen am Ende zählt in der Übersicht nicht als „Zubehör“. Das Dropdown verhindert das. Wer Daten aus einer anderen Liste einfügt, entfernt Leerzeichen am besten vorher mit GLÄTTEN.
Doppelte Artikel: Taucht ein Artikel zweimal auf, stimmen Bestand und Lagerwert nicht. Prüf das regelmäßig mit Duplikate entfernen auf der Spalte Art.-Nr. oder markier doppelte Werte farbig mit bedingter Formatierung.
Status bleibt „ok“, obwohl der Bestand gleich dem Minimum ist: Dann steht in der Formel < statt <=. Die Vorlage nutzt <=, beim Nachbauen passiert der Fehler oft.
Lagerwert und Inventur
Der Lagerwert in der Vorlage ist Bestand × Einkaufspreis, also das Geld, das im Regal steckt. Für die eigene Planung ist das die wichtigste Zahl: Hoher Lagerwert bei Artikeln, die selten gebraucht werden, bindet Geld.
Für die steuerliche Inventur zum Jahresende gelten eigene Regeln zur Bewertung, etwa bei beschädigter oder veralteter Ware. Die Liste ist dafür eine gute Zählgrundlage, die Bewertung klärst du mit der Steuerberatung. Wer Excel-Grundlagen wie Filtern und Summen sicher lernen will, schaut in den Excel-Kurs online.
Fragen zur Inventarliste
Wie erstelle ich eine Inventarliste in Excel?
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Spalten für Art.-Nr., Artikel, Kategorie, Lagerort, Bestand, Mindestbestand und Preis anlegen, Kopfzeile fixieren und als Tabelle formatieren. Einkaufswert per =E6*G6, Status per WENN. Oder diese Vorlage herunterladen, da ist alles fertig.
Wie lasse ich Excel anzeigen, wann ich nachbestellen muss?
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Mit =WENN(E6<=F6;"nachbestellen";"ok") neben jedem Artikel. Zusätzlich kannst du die Zeile per bedingter Formatierung rot färben, wenn der Status „nachbestellen“ ist.
Wie berechne ich den Lagerwert in Excel?
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Pro Artikel Bestand × Einkaufspreis, dann die Spalte summieren. Ohne Hilfsspalte geht es auch in einer Formel: =SUMMENPRODUKT(E6:E105;G6:G105).
Wie viele Artikel passen in die Vorlage?
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100 Zeilen sind vorbereitet. Für mehr kopierst du die letzte Zeile nach unten und erweiterst die Bereiche in den Summen- und Übersichtsformeln.