Diagramm in Excel erstellen: Schritt für Schritt

Welches Diagramm wofür?

Im Zweifel nimm Säulen. Sie vergleichen Werte nebeneinander, etwa Umsatz pro Monat oder pro Filiale, und jeder liest sie sofort richtig. Werden die Beschriftungen lang, etwa Produktnamen oder Abteilungen, nimm Balken: Das sind liegende Säulen, und der Text hat Platz. Sortier sie vom größten zum kleinsten Wert, dann ist das Diagramm gleich eine Rangliste.

Linien zeigen Verläufe. Sobald es mehr als etwa zwölf Zeitpunkte sind, etwa Wochen oder Tage, ist eine Linie klarer als ein Wald aus Säulen. Für Kategorien ohne Reihenfolge, wie Filialen, ist eine Linie dagegen falsch, weil sie einen Verlauf vortäuscht.

Kreise zeigen Anteile an einem Ganzen, und nur dann. Die Stücke müssen zusammen 100 % ergeben, und es sollten höchstens fünf sein. Bei mehr Stücken oder ähnlich großen Anteilen kann niemand die Winkel vergleichen, dann ist ein sortiertes Balkendiagramm fast immer besser. 3D-Varianten lässt du bei allen Typen weg, sie verzerren die Größen.

Diagramm aktualisiert sich automatisch: so klappt es

Änderst du Zahlen in den Zellen, zieht das Diagramm sofort nach, dafür musst du nichts tun. Das Problem sind neue Zeilen. Ein normales Diagramm kennt nur den Bereich, den du beim Einfügen markiert hast. Trägst du in Zeile 8 den Juli ein, fehlt er. Die Lösung: Mach aus den Daten zuerst eine Excel-Tabelle mit Strg+T und erstell das Diagramm danach. Jede neue Zeile unter der Tabelle landet automatisch im Diagramm. Wie das geht, steht in Tabelle erstellen.

Zwei Stolperfallen dabei: Blendest du Zeilen aus oder filterst du, verschwinden diese Werte auch aus dem Diagramm. Wenn du das nicht willst: Rechtsklick › Daten auswählen › Ausgeblendete und leere Zellen und den Haken bei Daten in ausgeblendeten Zeilen und Spalten anzeigen setzen. Und Formeln, die für noch leere Monate 0 liefern, ziehen eine Linie auf null herunter. Liefert die Formel für leere Monate NV(), lässt Excel den Punkt im Liniendiagramm einfach weg.

Auch der Titel kann mitlaufen. Klick auf den Diagrammtitel, tipp in der Bearbeitungsleiste = und klick auf eine Zelle, etwa D1. Steht dort eine Formel wie ="Umsatz bis "&TEXT(HEUTE();"MMMM"), heißt das Diagramm jeden Monat von selbst richtig. Bei großen Listen fasst du die Daten vorher mit einer Pivot-Tabelle zusammen und baust daraus ein PivotChart.

Excel-Diagramm: Achsen beschriften

Zwei Dinge werden gern verwechselt. Der Achsentitel ist die Überschrift einer Achse, etwa „Umsatz in €“. Die Achsenbeschriftung sind die Werte an der Achse, etwa Jan, Feb, Mär. Den Achsentitel blendest du über das Plus-Symbol rechts am Diagramm › Achsentitel ein oder über Diagrammentwurf › Diagrammelement hinzufügen › Achsentitel. Dann reinklicken und den Text tippen.

Stimmt die Beschriftung unten nicht, etwa weil dort 1, 2, 3 statt der Monate steht: Rechtsklick › Daten auswählen, rechts bei Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf Bearbeiten und den Bereich mit den Monaten markieren. Große Zahlen an der senkrechten Achse kürzt du mit Rechtsklick › Achse formatieren › Anzeigeeinheiten › Tausend. Excel schreibt dann 120 statt 120.000 und setzt auf Wunsch „Tausend“ an die Achse.

Kippen die Monatsnamen schräg, ist das Diagramm zu schmal. Zieh es breiter oder nimm Abkürzungen. Werden lange Namen schräg gestellt, wechsle zu Balken, dort stehen sie waagerecht.

Soll/Ist-Diagramm in Excel

Das häufigste Diagramm im Büro vergleicht Plan und Ergebnis. Zwei Säulen nebeneinander gehen, sind aber unruhig. Klarer ist: Ist als Säule, Soll als Linie. Markier Monate, Soll und Ist und wähl Einfügen › Kombi-Diagramm einfügen › Gruppierte Säulen - Linie. Prüf im Dialog Diagrammtyp ändern › Kombi, dass Soll die Linie ist und Ist die Säule.

Für Monatswerte, die nichts miteinander zu tun haben, etwa Ziele pro Filiale, sieht eine durchgehende Linie falsch aus. Dann formatierst du die Soll-Linie mit Rechtsklick › Datenreihen formatieren auf Keine Linie und gibst ihr eine Markierung, etwa einen dicken Strich. Jede Säule hat dann ihre eigene Ziel-Marke. Willst du die Abweichung zeigen, rechne in einer neuen Spalte =Ist-Soll und mach daraus Säulen. Unter Datenreihen formatieren › Füllung färbt Bei negativen Zahlen invertieren die Unterschreitungen anders ein.

Zweite Achse: Kombidiagramm mit Sekundärachse

Haben zwei Reihen ganz verschiedene Größenordnungen, etwa Umsatz in Euro und Anzahl Bestellungen, ist die kleine Reihe neben der großen nur ein Strich am Boden. Dann bekommt sie eine eigene Achse rechts. Diagramm markieren, Diagrammentwurf › Diagrammtyp ändern › Kombi, bei der kleinen Reihe den Typ Linie wählen und den Haken bei Sekundärachse setzen.

Ist die Reihe zu klein zum Anklicken, wählst du sie unter Format › Aktuelle Auswahl aus der Liste der Diagrammelemente. Wichtig: Beschrifte beide Achsen mit Einheit, sonst weiß niemand, welche Linie zu welcher Skala gehört. Und nimm eine zweite Achse nur bei verschiedenen Einheiten. Bei zwei Euro-Reihen lädt sie zu falschen Schlüssen ein, weil sich die Skalen beliebig gegeneinander verschieben lassen.

Schneller mit der Tastatur

Markier die Daten und drück Alt+F1: Excel setzt sofort ein Säulendiagramm ins Blatt. Mit F11 landet das Diagramm auf einem eigenen Diagrammblatt, praktisch zum Präsentieren. Weitere Kürzel findest du bei den Tastenkombinationen, den Rest des Handwerks im Excel-Kurs online.

Ein gutes Diagramm in drei Regeln

Erstens: eine Aussage pro Diagramm. Wer Umsatz, Kosten, Gewinn und Mitarbeiterzahl in ein Bild packt, zeigt am Ende nichts. Zweitens: Der Titel sagt, was man sehen soll, nicht nur, was drinsteckt. Drittens: Weniger Deko. Gitternetzlinien, Schatten und Effekte machen Diagramme schwerer lesbar. Lösch sie mit einem Klick und Entf.