Excel-Tabelle in Word einfügen

Die Einfügeoptionen im Überblick

Ursprüngliche Formatierung beibehalten übernimmt Farben, Rahmen und Schrift aus Excel. Formatvorlagen des Ziels verwenden passt die Tabelle an das Design deines Word-Dokuments an. Beide sind feste Kopien: Änderst du danach etwas in Excel, bleibt Word unverändert.

Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten und Verknüpfen und Formatvorlagen des Ziels verwenden merken sich die Excel-Datei. Grafik fügt ein Bild der Tabelle ein. Nur den Text übernehmen bringt die reinen Inhalte, getrennt durch Tabstopps, ohne Tabelle.

Verknüpfte Tabelle aktualisieren und Verknüpfung lösen

Für Monatsberichte, in denen jeden Monat neue Zahlen stehen, ist die Verknüpfung ideal. Du änderst nur die Excel-Datei, in Word klickst du mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählst Verknüpfung aktualisieren. Mit Strg+A und F9 aktualisierst du alle Verknüpfungen im Dokument auf einmal. Beim Öffnen fragt Word außerdem, ob es die Daten aus den verknüpften Dateien holen soll.

Die Steuerzentrale ist Datei › Informationen › Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten (rechts unten bei den verwandten Dokumenten). Dort stellst du ein, ob Word automatisch oder nur auf Knopfdruck aktualisiert, und holst mit Quelle ändern eine verschobene oder umbenannte Datei zurück. Zwei Dinge wissen die wenigsten: Formatierung, die du in Word an der verknüpften Tabelle machst, kann beim Aktualisieren wieder verschwinden. Formatier deshalb in Excel. Und die Verknüpfung merkt sich einen festen Zellbereich. Kommen in Excel unten neue Zeilen dazu, fehlen sie in Word, bis du neu kopierst und neu verknüpft einfügst.

Bevor du das Dokument verschickst, löst du die Verknüpfung. Im selben Dialog die Verknüpfung markieren und Verknüpfung aufheben klicken, oder die Tabelle markieren und Strg+Umschalt+F9 drücken. Danach ist sie eine normale Word-Tabelle mit dem aktuellen Stand. Sonst fragt Word beim Empfänger nach einer Datei, die er nicht hat, und im Feld steht der komplette Pfad zu deiner Datei, samt Ordnernamen und oft deinem Benutzernamen. Mit Alt+F9 kannst du dir diesen Feldcode ansehen.

Lange Tabellen: Überschrift auf jeder Seite wiederholen

Läuft die Tabelle über mehrere Seiten, soll die Kopfzeile oben auf jeder Seite stehen. Klick in die erste Zeile der Tabelle, bei einem zweizeiligen Kopf markierst du beide, und wähl Tabellenlayout › Daten › Überschriften wiederholen. Word setzt die Zeilen jetzt automatisch an den Anfang jeder neuen Seite. Ändern kannst du sie nur auf der ersten Seite, die Wiederholungen ziehen nach.

Klappt es nicht, liegt es fast immer an einem von vier Gründen. Die Kopfzeile ist nicht die erste Zeile der Tabelle, weil zum Beispiel der Titel aus Excel als eigene Zeile darüber steht. Lösch diese Zeile und schreib den Titel als normalen Absatz über die Tabelle. Zweitens: In der Tabelle steckt ein manueller Seitenumbruch, Word wiederholt nur bei automatischen Umbrüchen. Drittens: Die Tabelle hat den Textumbruch Umgebend (Tabelleneigenschaften › Tabelle), stell ihn auf Ohne.

Viertens, und das ist der wichtigste: Die Tabelle wurde als Grafik oder als Excel-Objekt eingefügt. Beides ist für Word ein einziger Block, der nicht über Seiten umbricht und keine Kopfzeile wiederholen kann. Lange Tabellen fügst du deshalb immer als echte Word-Tabelle ein. Damit eine einzelne Zeile nicht mitten im Text auf zwei Seiten zerrissen wird, entfernst du unter Tabelleneigenschaften › Zeile den Haken bei Zeilenwechsel auf Seiten zulassen.

Tabelle passt nicht auf die Seite

Eine A4-Seite hochkant hat mit normalen Rändern rund 16 cm Platz. Excel-Tabellen mit sieben oder acht Spalten sind fast immer breiter. Der erste Griff ist Tabellenlayout › AutoAnpassen › Automatisch an Fenster anpassen: Word staucht alle Spalten auf die Seitenbreite. Inhalt automatisch anpassen macht schmale Spalten schmal, kann aber wieder über den Rand laufen.

Reicht das nicht, gibt es drei Stellschrauben, bevor du zum Querformat greifst. Markier die Tabelle und stell die Schrift ein bis zwei Punkt kleiner. Verkleiner unter Tabellenlayout › Zellenbegrenzungen den linken und rechten Innenabstand. Und kopier in Excel nur die Spalten, die der Leser wirklich braucht. Die Kundennummer interessiert im Bericht für die Geschäftsführung meist niemanden.

Für richtig breite Tabellen drehst du nur die eine Seite ins Querformat. Setz den Cursor direkt vor die Tabelle und wähl Layout › Umbrüche › Abschnittsumbrüche › Nächste Seite. Dasselbe direkt hinter der Tabelle. Dann klickst du in die Tabelle und wählst Layout › Ausrichtung › Querformat. Nur dieser Abschnitt dreht sich, der Text davor und danach bleibt hochkant. Mit Start › Absatzmarken (¶) siehst du, wo die Abschnittsumbrüche sitzen.

Diagramm von Excel nach Word

Klick in Excel auf den Rand des Diagramms, Strg+C, in Word Strg+V. Word 365 nimmt standardmäßig Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten: Das Diagramm übernimmt Schrift und Farben des Dokuments und bringt seine Daten mit. Per Rechtsklick › Daten bearbeiten änderst du die Zahlen direkt in Word. Achtung, auch hier reist die ganze Arbeitsmappe mit.

Über die Einfügeoptionen wählst du stattdessen Daten verknüpfen, dann holt sich das Diagramm neue Zahlen aus der Excel-Datei über Diagrammentwurf › Daten aktualisieren. Oder Grafik für ein festes Bild. Bei der Grafik wird beim Vergrößern oder Verkleinern die Schrift mitskaliert. Stell die Größe deshalb vorher in Excel unter Format › Größe ein, zum Beispiel 16 cm breit. Wie du ein gutes Diagramm baust, steht in Diagramm erstellen.

Excel-Tabelle in Word einfügen auf dem Mac

Auf dem Mac kopierst du mit Cmd+C und fügst mit Cmd+V ein, das Symbol mit den Einfügeoptionen erscheint wie unter Windows. Inhalte einfügen findest du unter Bearbeiten › Inhalte einfügen oder mit Ctrl+Cmd+V. Für eine Verknüpfung wählst du dort Verknüpfung einfügen und als Format Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt oder formatierten Text.

Die Verknüpfungen verwaltest du unter Bearbeiten › Verknüpfungen. Zum Aktualisieren drückst du Cmd+A und F9, auf vielen Mac-Tastaturen fn+F9. Überschriften wiederholen und AutoAnpassen sitzen im Reiter Tabellenlayout an derselben Stelle wie unter Windows.

Als Excel-Objekt einbetten

Über Start › Einfügen › Inhalte einfügen › Microsoft Excel-Arbeitsblatt-Objekt landet ein echtes Stück Excel in Word. Ein Doppelklick öffnet es mit Formeln und Menüband von Excel, mitten im Dokument. Praktisch, wenn der Empfänger nachrechnen soll.

Vorsicht dabei: Eingebettet wird in der Regel die ganze Arbeitsmappe, nicht nur der sichtbare Ausschnitt. Stehen auf anderen Blättern vertrauliche Daten wie Gehälter, reist das mit. Kopier im Zweifel nur die nötigen Daten in eine neue Mappe. Damit die Tabelle in Excel sauber aufgebaut ist, hilft vorher Tabelle erstellen. Den sicheren Umgang mit Excel im Büro übst du im Excel-Kurs online.