Excel Filter: So filterst du Listen mit dem AutoFilter

Nach Text, Zahl und Datum filtern

Der Pfeil passt sein Menü an den Inhalt der Spalte an. Bei Text heißt der Eintrag Textfilter mit Optionen wie „Enthält …“ oder „Beginnt mit …“. So findest du alle Mängel mit „Heizung“ im Text, egal ob „Heizung kalt“ oder „Heizung tropft“. Ein Sternchen wirkt als Platzhalter: *straße findet Lindenstraße und Hauptstraße.

Bei Zahlen heißt er Zahlenfilter: größer als, zwischen, Top 10 oder „Über dem Durchschnitt“. Damit siehst du zum Beispiel alle Rechnungen über 1.000 €. Bei Datumswerten gruppiert Excel die Liste nach Jahr, Monat und Tag, und die Datumsfilter bieten fertige Zeiträume wie „Letzter Monat“ oder „Dieses Quartal“. Das funktioniert nur, wenn die Daten echte Datumswerte sind und kein Text.

Mehrere Filter kombinieren

Filter in verschiedenen Spalten wirken zusammen wie ein UND. Filterst du Haus auf „Lindenstr. 12“ und Status auf „offen“, siehst du nur die offenen Mängel in diesem einen Haus. Mehrere Haken in derselben Spalte wirken dagegen wie ein ODER: „offen“ und „in Arbeit“ zeigt beides.

Brauchst du ein ODER über zwei Spalten, etwa „Status offen ODER gemeldet vor dem 01.10.“, reicht der AutoFilter nicht. Dafür gibt es Daten › Erweitert (Spezialfilter) mit einem eigenen Kriterienbereich, oder in Microsoft 365 die FILTER-Funktion, die das Ergebnis als Formel an einer anderen Stelle ausgibt.

Gefilterte Zeilen summieren: SUMME zählt alles

Die häufigste Falle: Unter der Liste steht =SUMME(D2:D200). Du filterst auf einen Kunden, und die Summe bleibt gleich. SUMME rechnet auch ausgeblendete Zeilen mit. Für eine Summe, die nur die sichtbaren Zeilen zählt, nimmst du =TEILERGEBNIS(9;D2:D200). Wie die Funktionsnummern 9 und 109 funktionieren, steht auf der Seite TEILERGEBNIS.

Praktisch: Ist die Liste schon gefiltert und du klickst unter der Spalte auf AutoSumme, schreibt Excel von selbst TEILERGEBNIS statt SUMME. Für einen schnellen Blick ohne Formel markierst du die Spalte. Die Statusleiste unten rechts zeigt Summe und Anzahl nur der sichtbaren Zellen.

Schneller mit Tastatur

Filter an und aus: Strg + Umschalt + L. Filtermenü der aktuellen Spalte öffnen, ohne Maus: In der Überschrift stehen und Alt + Pfeil nach unten drücken. Mit den Pfeiltasten wanderst du durch die Liste, mit der Leertaste setzt oder entfernst du Haken, mit Enter bestätigst du. Mehr Kürzel findest du in der Übersicht Excel Tastenkombinationen.

Was mit gefilterten Zeilen beim Kopieren und Löschen passiert

Markierst du eine gefilterte Liste und kopierst sie, nimmt Excel nur die sichtbaren Zeilen mit. Das ist praktisch, um alle offenen Mängel in eine E-Mail zu kopieren. Bei Zeilen, die du von Hand ausgeblendet hast, ist das anders: Da musst du vorher über Start › Suchen und Auswählen › Inhalte auswählen › Nur sichtbare Zellen gehen.

Auch Löschen betrifft nur sichtbare Zeilen. Filterst du auf „erledigt“ und löschst die markierten Zeilen, bleiben alle anderen erhalten. Genau so räumst du alte Einträge schnell auf. Prüf vor dem Löschen aber, ob wirklich der richtige Filter aktiv ist.

AutoFilter oder Excel-Tabelle?

Pro Tabellenblatt gibt es nur einen AutoFilter. Willst du zwei Listen auf einem Blatt unabhängig filtern, mach aus jeder eine Excel-Tabelle mit Strg + T. Tabellen haben eigene Filterpfeile, wachsen mit neuen Zeilen automatisch mit und bieten Datenschnitte zum Filtern per Knopfdruck. Für eine schnelle Auswertung reicht der normale Filter. Wer das systematisch lernen will, findet die nächsten Schritte im Excel-Kurs online.