Excel sortieren: Listen richtig ordnen, auch nach mehreren Spalten

Schnell sortieren: A bis Z mit einem Klick

Für eine einfache Sortierung brauchst du den Dialog nicht. Klick in eine Zelle der Spalte, nach der sortiert werden soll, zum Beispiel in die Spalte Kunde, und dann auf Daten › Von A bis Z sortieren (das Symbol mit A über Z und Pfeil). Excel nimmt die ganze zusammenhängende Liste mit und ordnet sie nach dieser einen Spalte.

Wichtig ist, wo dein Cursor steht. Excel sortiert nach der Spalte der aktiven Zelle. Steht er in Spalte A, wird nach Spalte A sortiert, auch wenn du eigentlich nach Namen in B sortieren wolltest. Im Menü Start › Sortieren und Filtern passt Excel die Beschriftung an den Inhalt an: Bei Zahlen geht es nach Größe, bei Datum vom ältesten zum neuesten.

Nach mehreren Spalten sortieren

Typischer Fall im Büro: Die Rechnungsliste soll nach Kunde geordnet sein und innerhalb jedes Kunden nach Datum. Im Dialog Sortieren stellst du die erste Ebene auf Kunde, A bis Z. Dann Ebene hinzufügen, zweite Ebene Datum, Vom ältesten zum neuesten. Excel sortiert zuerst nach Kunde und nur bei gleichem Kunden nach Datum.

Bis zu 64 Ebenen sind möglich. Die Reihenfolge der Ebenen änderst du mit den kleinen Pfeiltasten im Dialog. Die oberste Ebene ist immer das wichtigste Kriterium. Mit Ebene kopieren übernimmst du eine Zeile und musst nur noch die Spalte tauschen.

Der gefährlichste Fehler: nur eine Spalte sortiert

Markierst du nur die Spalte Betrag und klickst auf Sortieren, fragt Excel mit der Sortierwarnung, ob du die Markierung erweitern willst. Wählst du Mit bestehender Markierung fortfahren, wird nur diese eine Spalte umsortiert. Die Kundennamen bleiben, wo sie waren. Ab jetzt steht bei Wagner der Betrag von Nowak, und niemand sieht es auf den ersten Blick.

Merkst du es sofort, hilft Strg + Z. Hast du die Datei schon gespeichert und geschlossen, ist die Zuordnung meist verloren. Nimm in der Sortierwarnung deshalb immer Markierung erweitern oder markier gleich die ganze Liste. Noch besser: Mach aus der Liste eine Excel-Tabelle. Eine Tabelle sortiert immer alle Spalten gemeinsam.

So prüfst du, ob die Sortierung gestimmt hat

Bevor du eine wichtige Liste sortierst, füg ganz links eine Spalte Nr. ein und schreib 1, 2, 3 bis zum Ende (1 und 2 eintippen, markieren, Ausfüllkästchen doppelt anklicken). Damit kannst du jederzeit nach Nr. sortieren und bekommst die Originalreihenfolge zurück, auch Tage später.

Danach prüfst du zwei, drei Zeilen gegen die Quelle, etwa eine Rechnungsnummer und ihren Betrag. Stimmt die Summe der Betragsspalte vor und nach dem Sortieren, ist auch nichts verloren gegangen. Die Summe siehst du unten rechts in der Statusleiste, wenn du die Spalte markierst.

Eigene Reihenfolge: Wochentage, Monate, Prioritäten

Alphabetisch steht „Dienstag“ vor „Montag“ und „gering“ vor „hoch“ vor „mittel“. Für so etwas wählst du im Dialog bei Reihenfolge Benutzerdefinierte Liste. Wochentage und Monate sind schon hinterlegt. Eigene Listen wie hoch, mittel, gering trägst du dort ein, einmal pro Zeile, und klickst auf Hinzufügen.

Im selben Dialog kannst du bei Sortieren nach statt Zellwerte auch Zellenfarbe oder Schriftfarbe wählen. Das ist praktisch, wenn Kollegen wichtige Zeilen gelb markiert haben oder eine bedingte Formatierung Überfälliges rot färbt.

Sortieren mit Formel statt per Klick

Sortieren per Klick verändert die Originaldaten. Soll die Liste unverändert bleiben und daneben sortiert erscheinen, gibt es in Microsoft 365 die Funktion SORTIEREN, etwa =SORTIEREN(A2:D50;4;-1) für Spalte 4 absteigend. Sie gehört zur Familie der dynamischen Funktionen und wird zusammen mit FILTER auf der Seite FILTER-Funktion erklärt. Willst du nur bestimmte Zeilen sehen statt alle umzuordnen, ist Excel filtern der richtige Weg.