Stundenzettel Vorlage für Excel: kostenlos, mit Pause und Überstunden
Trag im Stundenzettel pro Tag Beginn, Ende und Pause ein. Die Arbeitszeit rechnet =D7-C7-E7 (Ende minus Beginn minus Pause), die Monatssumme =SUMME(F7:F37) im Format [h]:mm, und Überstunden ergeben sich aus Ist minus Soll.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
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Wie lange hast du am Montag gearbeitet?
Arbeitszeit ist Ende minus Beginn minus Pause.
=C2Ende-B2Beginn-D2PauseDas steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Stundenzettel, Anleitung. So sieht der Anfang von „Stundenzettel“ aus:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Stundenzettel | ||||||
| 2 | Name | Arbeitgeber | |||||
| 3 | Monat | 01.11.2026 | ← immer den 1. des Monats eintragen | Personalnr. | |||
| 4 | Soll pro Tag | 8:00 | Fehltage | 0 | Urlaub, Krankheit, Feiertag (Mo bis Fr) | ||
| 5 | |||||||
| 6 | Datum | Tag | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit | Bemerkung |
| 7 | 01.11.2026 | So | |||||
| 8 | 02.11.2026 | Mo | |||||
| 9 | 03.11.2026 | Di | |||||
| 10 | 04.11.2026 | Mi | |||||
| 11 | 05.11.2026 | Do | |||||
| 12 | 06.11.2026 | Fr | |||||
| 13 | 07.11.2026 | Sa | |||||
| 14 | 08.11.2026 | So |
So funktioniert die Vorlage
Datum läuft von selbst
In A7 steht =B3, darunter =WENN(MONAT(A7+1)=MONAT($B$3);A7+1;""). Jede Zeile nimmt den Vortag plus eins, bis der Monat vorbei ist. Wie WENN funktioniert, erklärt die Funktionsseite.
Wochentag per TEXT
=TEXT(A7;"TTT") macht aus dem Datum die Kurzform „Mo“, „Di“ und so weiter. So siehst du sofort, wo ein Wochenende liegt.
Arbeitszeit mit REST
Die Grundrechnung ist Ende minus Beginn minus Pause. Die Vorlage nutzt =REST(D7-C7;1)-E7. REST sorgt dafür, dass auch eine Schicht von 22:00 bis 6:00 richtig 8 Stunden ergibt statt einer negativen Zeit.
Monatssumme im Format [h]:mm
=SUMME(F7:F37) addiert alle Tage. Das Format [h]:mm zeigt mehr als 24 Stunden an, also 168:30 statt 0:30. Mehr zur Summe auf der Seite SUMME und Durchschnitt.
Soll und Überstunden
=NETTOARBEITSTAGE(B3;DATUM(JAHR(B3);MONAT(B3)+1;0)) zählt Montag bis Freitag im Monat. Minus Fehltage, mal Soll pro Tag ergibt das Soll. Überstunden sind Ist minus Soll, mal 24 als Dezimalzahl.
Anleitung: Stundenzettel ausfüllen
Monat eintragen
Öffne die Datei und schreib in B3 den Ersten des Monats, zum Beispiel 01.12.2026. Alle 31 Zeilen zeigen dann Datum und Wochentag für Dezember.
Soll pro Tag festlegen
Gib in B4 deine vertragliche Arbeitszeit pro Tag ein. Bei 40 Stunden an fünf Tagen sind das 8:00, bei 30 Stunden 6:00.
Täglich Zeiten eintragen
Tipp Beginn, Ende und Pause mit Doppelpunkt ein, also 7:30 und nicht 7,30. Mit Komma hält Excel die Eingabe für eine Zahl, und die Rechnung stimmt nicht.
Fehltage zählen
Urlaub, Krankheit und Feiertage an Werktagen trägst du in F4 ein. Sie senken das Soll, damit du an diesen Tagen keine Minusstunden sammelst.
Prüfen und unterschreiben
Am Monatsende stehen Ist, Soll und Überstunden unten. Druck das Blatt aus oder speichere es als PDF über Datei › Exportieren, dann unterschreiben beide Seiten.
Wer einen Stundenzettel braucht
Ein Stundenzettel ist die tägliche Liste deiner Arbeitszeit: Wann hast du angefangen, wann aufgehört, wie lange Pause gemacht. Für Minijobber ist er oft Pflicht. Nach § 17 Mindestlohngesetz muss der Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeit aufzeichnen, spätestens bis zum siebten Tag danach, und zwei Jahre aufbewahren. Häufig übernimmt das der Minijobber selbst mit genau so einer Liste, verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber.
Auch in Teilzeit, mit Gleitzeit oder als Werkstudent hilft der Stundenzettel. Freelancer nutzen ihn als Nachweis für die Abrechnung nach Stunden. Führt deine Firma ein Zeiterfassungssystem für das ganze Team, schau dir die Arbeitszeiterfassung mit Überstundenkonto an.
Stunden in Excel richtig rechnen
Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages: 12:00 ist 0,5, 6:00 ist 0,25. Deshalb kannst du Zeiten einfach voneinander abziehen. Wichtig ist nur das Format der Ergebniszelle. Mit hh:mm springt die Anzeige nach 24 Stunden wieder auf 0. Für Summen brauchst du [h]:mm, die eckigen Klammern erlauben Werte über 24 Stunden.
Brauchst du die Stunden als Dezimalzahl, etwa für die Lohnabrechnung, multiplizierst du mit 24. Aus 7:45 wird 7,75, aus 162:30 wird 162,5. Die Vorlage rechnet das in F40 schon aus. Wenn du runden willst, hilft RUNDEN, zum Beispiel auf zwei Stellen.
Überstunden und Minusstunden
Überstunden sind die Differenz aus Ist und Soll. Arbeitest du weniger als vereinbart, wird sie negativ. Genau da stolpern viele Stundenzettel: Excel zeigt negative Zeiten im Format [h]:mm nicht an, sondern nur ####. Die Vorlage umgeht das und zeigt Überstunden als Dezimalzahl. +3,50 heißt dreieinhalb Stunden mehr, −2,00 zwei Stunden weniger.
Das Soll hängt von den Arbeitstagen im Monat ab. Die Vorlage zählt Montag bis Freitag automatisch. Feiertage kennt sie nicht, weil die je nach Bundesland verschieden sind. Trag sie deshalb als Fehltag in F4 ein. Welche Tage frei sind, steht im Kalender 2026 und im Kalender 2027.
Pausen: was das Gesetz verlangt
Nach § 4 Arbeitszeitgesetz brauchst du bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause darf in Blöcke von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Trag deshalb immer die Summe aller Pausen in die Spalte Pause ein. Die Pause zählt nicht zur Arbeitszeit, deshalb wird sie abgezogen.
Fragen zur Stundenzettel
Wie rechne ich in Excel die Arbeitszeit mit Pause aus?
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Mit =Ende-Beginn-Pause, also zum Beispiel =D7-C7-E7. Alle drei Zellen enthalten Uhrzeiten mit Doppelpunkt. Die Ergebniszelle formatierst du als hh:mm.
Warum zeigt Excel bei der Summe der Stunden zu wenig an?
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Die Zelle hat das Format hh:mm und springt nach 24 Stunden auf 0 zurück. Stell über Zellen formatieren › Benutzerdefiniert das Format [h]:mm ein.
Wie rechne ich Stunden in Dezimalzahlen um?
+
Multiplizier die Zeit mit 24 und formatiere das Ergebnis als Zahl: =F39*24. Aus 7:30 wird 7,5.
Was mache ich bei einer Nachtschicht über Mitternacht?
+
Nimm =REST(Ende-Beginn;1)-Pause. REST rechnet den negativen Wert in die richtige Dauer um, 22:00 bis 6:00 ergibt dann 8:00.
Muss ein Stundenzettel unterschrieben werden?
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Gesetzlich ist keine Unterschrift vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber verlangen sie trotzdem als Bestätigung. Unten in der Vorlage sind deshalb zwei Unterschriftsfelder.