Schichtplan Excel: rollierender 3-Schicht-Plan für den Monat

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Schichtplan, Anleitung. So sieht der Anfang von „Schichtplan“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Schichtplan ausfüllen

1. Rhythmus festlegen

   Trag unten ab Zeile 26 die Schichtfolge ein, ein Kürzel pro Tag aus dem Dropdown. Die Vorlage startet mit dem klassischen Vollkonti-Muster 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht, 2 frei. Prüf die Spalte daneben: Steht überall „ok“, hält der Rhythmus die Ruhezeit ein.

2. Zyklusbeginn setzen

   In B3 steht der Tag, an dem Versatz 0 mit Tag 1 des Rhythmus beginnt. Nimm ein Datum in der Vergangenheit, etwa den Start des Schichtsystems. Wichtig: Danach nicht mehr ändern, sonst verschiebt sich der ganze Plan.

3. Team und Versatz eintragen

   Namen in Spalte A, Team in B, Versatz in C. Wer zusammen arbeitet, bekommt denselben Versatz. Bei vier Teams und acht Tagen Rhythmus nimmst du 0, 2, 4 und 6, dann ist jede Schicht jeden Tag besetzt.

4. Monat wählen und prüfen

   Schreib in B2 den Ersten des Monats. Die Tage laufen bis zum Monatsende, Wochentage stehen darunter. Unten in der Zeile „Soll erfüllt?“ siehst du sofort, an welchem Tag zu wenige Leute in einer Schicht sind.

5. Ausnahmen eintragen

   Urlaub oder Krankheit tippst du als U oder K direkt in die Tageszelle. Die Besetzung zählt dann einen weniger, und du siehst, wo jemand einspringen muss. Wer Urlaub für das ganze Jahr vorplant, nutzt dafür den Urlaubsplaner.

Schichtplan oder Dienstplan: welche Vorlage passt?

Ein Dienstplan wird Woche für Woche von Hand verteilt: Wer kann wann, wer hat Wünsche, wer ist krank. Das passt für Gastronomie, Einzelhandel oder kleine Pflegeteams, in denen sich die Schichten ständig ändern. Dafür gibt es unseren Dienstplan als Wochenplan mit Dropdown-Kürzeln.

Ein Schichtplan im Industrie- oder Klinikbetrieb funktioniert anders. Die Schichten folgen einem festen Rhythmus, der sich alle paar Tage wiederholt, und jedes Team ist um ein paar Tage versetzt. Niemand muss jeden Monat neu planen, man muss nur wissen, wo im Rhythmus man gerade steht. Genau das rechnet diese Vorlage aus: Rhythmus einmal eintragen, Monat wählen, fertig.

Gängige 3-Schicht-Modelle und wie du sie einträgst

Vollkonti mit vier Teams (2-2-2-2): zwei Früh, zwei Spät, zwei Nacht, zwei frei. Acht Tage Zyklus, Versatz 0, 2, 4, 6. Jeden Tag sind alle drei Schichten besetzt, auch am Wochenende. Im Schnitt arbeitet jedes Team 42 Stunden pro Woche, das ist die Vorgabe in der Vorlage.

Vollkonti mit fünf Teams: zum Beispiel F F S S N N frei frei frei frei, also zehn Tage Zyklus und Versatz 0, 2, 4, 6, 8. Die Wochenarbeitszeit sinkt auf rund 34 Stunden, dafür brauchst du mehr Personal. Trag die zehn Kürzel einfach unten ein, die Zykluslänge passt sich an.

Teilkonti ohne Wochenende: Hier läuft der Betrieb Montag bis Freitag, und die Teams wechseln wöchentlich zwischen Früh, Spät und Nacht. Vereinfacht ist das ein Rhythmus von 21 Tagen: F F F F F frei frei, S S S S S frei frei, N N N N N frei frei. Die Vorlage hat dafür genau 21 Zeilen. Wichtig: Der Zyklusbeginn in B3 muss dann ein Montag sein, sonst rutschen die freien Tage mitten in die Woche.

Ruhezeit nach Arbeitszeitgesetz

Zwischen zwei Schichten müssen nach § 5 ArbZG mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Bei Schichten von 6 bis 14, 14 bis 22 und 22 bis 6 Uhr heißt das: Spät auf Früh geht nicht (nur acht Stunden), Nacht auf Früh nicht (null Stunden) und Nacht auf Spät auch nicht (acht Stunden). Die Prüfspalte neben dem Rhythmus warnt genau bei diesen Wechseln, auch beim Sprung vom letzten Tag zurück auf den ersten.

Arbeitsmedizinisch gilt außerdem: vorwärts rotieren (Früh, Spät, Nacht) ist besser als rückwärts, und nicht mehr als drei Nachtschichten am Stück. In Krankenhäusern, Pflege, Gastronomie und einigen weiteren Bereichen erlaubt das Gesetz eine Verkürzung auf zehn Stunden, wenn sie ausgeglichen wird. Tarifverträge regeln oft Abweichungen. Für die tatsächlich geleisteten Stunden mit Pausen nutzt du die Arbeitszeiterfassung.

Das kann im deutschen Excel schiefgehen

Überall steht #DIV/0!: Die Zykluslänge in B4 ist 0, weil der Rhythmus leer ist. REST kann nicht durch 0 teilen. Einzelne Tage zeigen 0: Im Rhythmus fehlt mittendrin ein Eintrag. Trag die Kürzel lückenlos von oben nach unten ein.

Der Plan verschiebt sich im neuen Monat: Jemand hat den Zyklusbeginn in B3 geändert. Er muss für alle Monate gleich bleiben. Willst du den ganzen Plan um einen Tag verschieben, ändere stattdessen die Versätze in Spalte C.

Besetzung zeigt eine Lücke, obwohl alle da sind: In einer Tageszelle steht „Früh“ oder „F “ mit Leerzeichen statt „F“. ZÄHLENWENN unterscheidet zwar nicht zwischen Groß und Klein, aber „Früh“ ist ein anderes Wort. Bleib bei den Kürzeln aus der Legende.

Wochentage passen nicht zum Kalender: In B2 steht nicht der Erste des Monats, sondern zum Beispiel der 15. Die Vorlage zählt ab B2, dann ist der ganze Monat um zwei Wochen verschoben. Wer die Formeln mit INDEX, REST und ZÄHLENWENN selbst bauen will, lernt sie im Excel-Kurs online.

Fragen zur Schichtplan