Urlaubsplaner Excel: Vorlage für 2027 mit Resturlaub

Das steckt in der Vorlage

Die Datei hat 2 Blätter: Urlaubsplaner, Anleitung. So sieht der Anfang von „Urlaubsplaner“ aus:

So funktioniert die Vorlage

Anleitung: Urlaubsplaner ausfüllen

1. Jahr und Feiertage prüfen

   Das Jahr steht in B2. Rechts in W6:W14 stehen die neun bundesweiten Feiertage 2027. Ergänz darunter die Feiertage deines Bundeslands, etwa Fronleichnam am 27.05.2027 in Bayern, Baden-Württemberg, Hessen, NRW, Rheinland-Pfalz und im Saarland.

2. Team und Anspruch eintragen

   Schreib die Namen in A6:A13, den Jahresanspruch in Spalte B und übertragene Tage aus dem Vorjahr in Spalte C. Mehr als acht Personen: Zeile über 13 einfügen und die Formeln von oben herunterziehen.

3. Urlaube erfassen

   Jeder Urlaub bekommt ab Zeile 18 eine eigene Zeile: Name, von, bis, Status. Der Name muss genau so geschrieben sein wie oben, sonst findet SUMMEWENNS ihn nicht. Ein Leerzeichen am Ende reicht schon für eine falsche Summe.

4. Resturlaub ablesen

   Oben in Spalte F steht pro Person, wie viele Tage noch übrig sind. Beantragte Urlaube zählen schon mit, damit niemand dieselben Tage zweimal verplant. Abgelehnte Anträge fallen automatisch raus.

5. Engpässe finden

   Die Monatsspalten zeigen, wann viele gleichzeitig weg sind. Steht im August bei drei Leuten eine zweistellige Zahl, lohnt ein Blick in die Liste, ob sich die Zeiträume überschneiden. Wer Abwesenheiten tageweise mit Schichten abgleichen muss, nutzt dafür den Schichtplan.

Liste statt Kästchen-Kalender: warum dieser Urlaubsplaner anders ist

Die meisten Urlaubsplaner im Netz sind ein riesiges Raster: 365 Spalten, eine Zeile pro Person, und in jedes Kästchen tippst du ein U. Das sieht übersichtlich aus, rechnet aber schlecht. Wer eine Woche verschiebt, muss zehn Kästchen ändern, Feiertage zählen oft mit, und den Resturlaub zählt man am Ende per ZÄHLENWENN über das halbe Blatt.

Diese Vorlage dreht das um. Du schreibst einen Urlaub als eine Zeile mit von und bis. Excel rechnet die echten Urlaubstage aus, ohne Wochenenden und Feiertage, und verteilt sie auf Person und Monat. Verschiebst du den Urlaub, änderst du zwei Daten. Für die Wand im Büro kannst du trotzdem den Kalender 2027 ausdrucken und die Urlaube dort markieren.

Resturlaub berechnen: so rechnet die Vorlage

Resturlaub ist Jahresanspruch plus übertragener Urlaub aus dem Vorjahr minus verplante Tage. Verplant heißt hier: genehmigt oder beantragt. Das ist Absicht. Würde die Vorlage nur genehmigte Tage abziehen, sähe eine Mitarbeiterin mit drei offenen Anträgen noch zu viel Resturlaub und könnte doppelt planen.

Der gesetzliche Mindesturlaub nach § 3 Bundesurlaubsgesetz sind 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Bei fünf Arbeitstagen pro Woche entspricht das 20 Urlaubstagen. Die meisten Arbeits- und Tarifverträge geben mehr, oft 28 bis 30 Tage. Für Teilzeit mit weniger Arbeitstagen rechnest du den Anspruch anteilig um: Urlaubstage mal Arbeitstage pro Woche geteilt durch fünf. Bei 30 Tagen und drei Arbeitstagen pro Woche sind das 18 Tage.

Übertragener Urlaub verfällt nicht automatisch. Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht muss der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinweisen und auffordern, den Urlaub zu nehmen. Tut er das nicht, bleibt der Anspruch bestehen. Die Vorlage prüft das nicht, die Spalte „Rest Vorjahr“ ist eine reine Eingabe.

Das kann im deutschen Excel schiefgehen

NETTOARBEITSTAGE ergibt #WERT!: Mindestens ein Datum ist Text, oft weil es aus einem anderen Programm kopiert wurde oder einen Punkt zu viel hat. Tipp es neu ein oder prüf mit Strg + 1, ob die Zelle als Datum formatiert ist.

Resturlaub stimmt nicht, obwohl alles drinsteht: Fast immer ist der Name in der Liste anders geschrieben als oben, etwa „Nowak, K.“ statt „Katarzyna Nowak“ oder mit Leerzeichen am Ende. Wer viele Namen hat, macht aus Spalte A der Liste ein Dropdown mit der Teamliste als Quelle.

Feiertag zählt trotzdem als Urlaubstag: Das Datum in Spalte W ist ein Text oder gehört zum falschen Jahr. Steht 2026 statt 2027 drin, wird der Feiertag nicht erkannt. Prüf auch, ob der Bereich $W$6:$W$18 alle Zeilen umfasst, wenn du welche einfügst.

Teilzeit mit festen freien Tagen: NETTOARBEITSTAGE kennt nur Samstag und Sonntag als frei. Arbeitet jemand nur Montag bis Mittwoch, zählt Excel einen Urlaub von Montag bis Freitag mit fünf Tagen statt drei. In Excel 2010 und neuer löst NETTOARBEITSTAGE.INTL das mit einer eigenen Wochenend-Maske. In dieser Vorlage überschreibst du die Zahl in Spalte D von Hand. Mehr zu den Varianten auf der Seite Arbeitstage berechnen.

So prüfst du die Zahlen

Die Summe aller Monate in der Zeile „Team gesamt“ muss genau der Summe der Spalte „Verplant“ entsprechen. Weicht sie ab, ist eine Formel überschrieben oder ein Name oben doppelt. Urlaube, die in einem anderen Jahr beginnen, zählen in beiden Summen nicht mit. Ein Urlaub über den Jahreswechsel, etwa vom 27.12.2027 bis 07.01.2028, zählt komplett im Startjahr. Willst du ihn sauber aufteilen, trag ihn als zwei Zeilen ein: bis 31.12. und ab 01.01.

Ein zweiter Test: Trag probehalber einen Urlaub über Ostern ein, vom 22.03.2027 bis 02.04.2027. Excel muss 8 Tage zeigen, nicht 10, weil Karfreitag und Ostermontag Feiertage sind. Die Formeln dahinter, also SUMMEWENNS, Datumsrechnung und Bezüge mit Dollarzeichen, übst du Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.

Fragen zur Urlaubsplaner