Kassenbuch Vorlage für Excel (kostenlos)
Die Kassenbuch Vorlage hat Spalten für Datum, Beleg-Nr., Text, Einnahme und Ausgabe. Den laufenden Bestand rechnet Excel selbst: Anfangsbestand plus alle Einnahmen minus alle Ausgaben bis zur jeweiligen Zeile.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
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Wie viel Geld ist nach dem Kuchenverkauf in der Kasse?
Bestand von vorher, plus Einnahme, minus Ausgabe.
=E2Bestand vorher+C3plus Einnahme-D3minus AusgabeWo finde ich = + - auf der Tastatur?
=⇧+0++--Das steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Kassenbuch, Anleitung. So sieht der Anfang von „Kassenbuch“ aus:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kassenbuch | ||||||
| 2 | Kasse von: | Förderverein Grundschule Lindenau e. V. | Einnahmen gesamt | 222,50 € | |||
| 3 | Monat: | November 2026 | Ausgaben gesamt | 365,05 € | |||
| 4 | Anfangsbestand: | 312,40 € | Endbestand | 169,85 € | |||
| 5 | |||||||
| 6 | Datum | Beleg-Nr. | Text | Einnahme | Ausgabe | Bestand | Prüfung |
| 7 | 02.11.2026 | B-001 | Kuchenverkauf Laternenfest | 186,50 € | 498,90 € | ||
| 8 | 03.11.2026 | B-002 | Becher und Servietten | 23,80 € | 475,10 € | ||
| 9 | 05.11.2026 | B-003 | Mitgliedsbeitrag Familie Yılmaz | 36,00 € | 511,10 € | ||
| 10 | 09.11.2026 | B-004 | Bastelmaterial Adventsbasar | 41,25 € | 469,85 € | ||
| 11 | 12.11.2026 | B-005 | Einzahlung auf das Bankkonto | 300,00 € | 169,85 € | ||
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So funktioniert die Vorlage
Laufender Bestand mit SUMME
In jeder Zeile rechnet =$B$4+SUMME($D$7:D7)-SUMME($E$7:E7): Anfangsbestand plus alle Einnahmen bis hier minus alle Ausgaben bis hier. Der Anfang des Bereichs ist mit $ fest, das Ende wandert mit. Mehr zu SUMME: SUMME und Durchschnitt.
Leere Zeilen bleiben leer mit WENN
=WENN(A7="";"";…) sorgt dafür, dass der Bestand erst erscheint, wenn ein Datum in der Zeile steht. So sieht die Liste unten nicht voller Zahlen aus. So funktioniert die WENN-Funktion.
Warnung bei Minus-Bestand
Die Spalte Prüfung schreibt „Kasse im Minus!“, sobald der Bestand unter 0 fällt. Das ist das wichtigste Warnsignal im Kassenbuch: Mehr Geld ausgeben, als in der Kasse ist, geht nicht. Dann fehlt eine Einnahme oder ein Betrag ist vertauscht.
Mit Übung lernenSummen oben im Kopf
Einnahmen gesamt, Ausgaben gesamt und Endbestand stehen ganz oben. Die Kopfzeile ist fixiert, damit du die Spaltennamen auch in Zeile 40 noch siehst. Wie das geht, zeigt Zeile fixieren.
Mit Übung lernenAnleitung: Kassenbuch ausfüllen
Vorlage herunterladen und Kopf ausfüllen
Trag in die gelben Felder ein, wessen Kasse das ist, den Monat und den Anfangsbestand. Der Anfangsbestand ist das Geld, das zu Monatsbeginn wirklich in der Kasse liegt. Zähl es einmal nach.
Jede Bargeldbewegung eintragen
Eine Zeile pro Vorgang: Datum, Beleg-Nr., ein kurzer Text („Kuchenverkauf Laternenfest“) und der Betrag. Einnahmen kommen in die Spalte Einnahme, Ausgaben in die Spalte Ausgabe. Nie beides in einer Zeile.
Beleg nummerieren
Schreib die Beleg-Nr. auch auf die Quittung, zum Beispiel B-001, B-002. So findest du zu jeder Zeile den Beleg und umgekehrt. Für Ausgaben ohne Quittung schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
Bestand mit der echten Kasse vergleichen
Zähl regelmäßig das Bargeld und vergleich es mit der Spalte Bestand. Das nennt man Kassensturz. Stimmt es nicht, suchst du den Fehler sofort, solange du dich noch erinnerst.
Monat abschließen
Am Monatsende druckst du das Blatt aus oder speicherst es als PDF. Für den neuen Monat kopierst du das Blatt und trägst den Endbestand als neuen Anfangsbestand ein.
Für wen das Excel-Kassenbuch passt
Die Vorlage ist für alle, die Bargeld verwalten und den Überblick behalten wollen: Vereinskasse, Förderverein, Klassenkasse, Kaffeekasse im Büro, Kasse beim Sommerfest oder die Portokasse in einer kleinen Firma. Auch Kleinunternehmer mit wenig Bargeld nutzen sie gern als eigene Übersicht neben der Buchhaltung.
Für Kassenprüfer im Verein ist ein sauberes Kassenbuch mit nummerierten Belegen Gold wert. Sie sehen sofort, wo das Geld herkommt und wohin es ging, und können jede Zeile mit dem Beleg abgleichen.
Excel-Kassenbuch und GoBD
Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Aufzeichnungen nachträglich nicht unbemerkt geändert werden können. Eine Excel-Datei kann jeder überschreiben, ohne dass eine Spur bleibt. Ein Kassenbuch in Excel gilt deshalb in der Regel nicht als ordnungsgemäße Kassenführung. Bei einer Betriebsprüfung kann es verworfen werden, und dann darf das Finanzamt schätzen.
Betriebe mit viel Bargeld, etwa Gastronomie, Friseur oder Einzelhandel, brauchen deshalb eine Kassensoftware oder ein Kassenbuch-Programm, das jede Änderung protokolliert. Elektronische Registrierkassen brauchen zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Wenn du unsicher bist, was für dich gilt, frag deine Steuerberatung.
Typische Fehler im Kassenbuch
Bestand im Minus: Eine Kasse kann nicht weniger als 0 € enthalten. Zeigt die Vorlage „Kasse im Minus!“, fehlt meist eine Einnahme oder eine Abhebung vom Konto wurde nicht eingetragen.
Bankeinzahlung vergessen: Bringst du Geld zur Bank, verlässt es die Kasse. Das ist in der Kasse eine Ausgabe, auch wenn das Geld nicht weg ist. Umgekehrt ist eine Abhebung vom Konto für die Kasse eine Einnahme.
Beträge als Text: Steht ein Betrag linksbündig in der Zelle, hat Excel ihn als Text erkannt und rechnet ihn nicht mit. Tipp die Zahl ohne Leerzeichen und mit Komma neu ein, zum Beispiel 23,80. Wer eine Liste aus einem anderen Programm einfügt, liest am besten CSV importieren.
Fragen zur Kassenbuch
Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?
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Als eigene Übersicht, für Vereins- oder Klassenkassen: ja. Als steuerlich vorgeschriebenes Kassenbuch nicht, weil Excel-Dateien unbemerkt änderbar sind und damit nicht GoBD-konform. Dafür brauchst du Kassensoftware oder ein festgeschriebenes Kassenbuch.
Wie berechne ich den Kassenbestand in Excel?
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Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben. In der Vorlage steht in jeder Zeile =$B$4+SUMME($D$7:D7)-SUMME($E$7:E7), damit der Bestand nach jeder Buchung stimmt.
Muss ein Verein ein Kassenbuch führen?
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Der Vorstand muss gegenüber den Mitgliedern Rechenschaft über die Finanzen ablegen, und gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben nachweisen. Ein Kassenbuch mit Belegen ist dafür der einfachste Weg. Details regelt oft die Satzung.
Was ist ein Eigenbeleg?
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Ein selbst geschriebener Beleg, wenn es keine Quittung gibt, etwa beim Parkautomaten ohne Bon. Er enthält Datum, Betrag, Zweck, Grund für den fehlenden Originalbeleg und deine Unterschrift.
Wie lege ich für jeden Monat ein neues Blatt an?
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Rechtsklick auf den Blattnamen unten › Verschieben oder kopieren › Kopie erstellen. Im neuen Blatt löschst du die alten Buchungen und trägst den Endbestand als Anfangsbestand ein.