Excel Zeile einfügen: So fügst du Zeilen und Spalten ein

Mehrere Zeilen auf einmal einfügen

Excel fügt so viele Zeilen ein, wie du markierst. Brauchst du fünf leere Zeilen vor Zeile 10, markierst du die Zeilenköpfe 10 bis 14 und klickst einmal auf Einfügen. Das ist schneller, als fünfmal einzeln einzufügen, und die Formeln werden nur einmal angepasst.

Für Zeilen an verschiedenen Stellen, etwa eine Leerzeile nach jedem Kunden, hältst du Strg gedrückt und klickst die Zeilenköpfe einzeln an. Ein Einfügen setzt dann vor jede markierte Zeile eine neue. Bei langen Listen geht es eleganter mit einer Hilfsspalte und Sortieren, aber für zehn oder zwanzig Stellen reicht die Strg-Auswahl.

Mit Spalten klappt das genauso: Spaltenköpfe C bis E markieren, Rechtsklick, Einfügen, und drei neue Spalten stehen vor der bisherigen Spalte C.

Zeile einfügen mit Tastenkombination: Strg + Plus

Markier die ganze Zeile mit Umschalt + Leertaste und drück dann Strg + Plus. Die Plustaste kann die auf dem Ziffernblock sein oder die neben dem Ü. So fügst du Zeilen ein, ohne die Maus anzufassen. Für Spalten markierst du mit Strg + Leertaste die ganze Spalte und drückst ebenfalls Strg + Plus.

Ist keine ganze Zeile markiert, öffnet Strg + Plus den Dialog Zellen einfügen. Mit den Pfeiltasten wählst du Ganze Zeile und bestätigst mit Enter. Das Gegenstück ist Strg + Minus zum Löschen. Damit entfernst du auch die leere Zeile wieder, wenn du dich verklickt hast. Leere Zeilen in großer Zahl loswerden: siehe leere Zeilen löschen.

Hinweis für den Browser: In Excel im Web zoomen Chrome und Edge bei Strg + Plus manchmal die ganze Seite. Dann nimmst du dort den Rechtsklick.

Was mit Formeln und Summen passiert

Fügst du eine Zeile innerhalb eines Bereichs ein, passt Excel alle Bezüge an. Aus =SUMME(D2:D6) wird nach einer neuen Zeile 4 automatisch =SUMME(D2:D7). Die neue Zeile zählt mit, sobald du einen Wert einträgst. Auch Formeln, die auf verschobene Zellen zeigen, wandern mit: Stand in einer Zelle =D5, steht dort danach =D6.

Fügst du die Zeile direkt über der Summenzeile ein, also hinter dem letzten Wert, liegt sie am Rand des Bereichs. Excel erweitert die Summe dann manchmal selbst, verlass dich aber nicht darauf. Kontrollier die Formel mit einem Klick auf die Summenzelle. Sicherer ist es, neue Positionen oberhalb der letzten Datenzeile einzufügen.

Formeln in der neuen Zeile selbst schreibt Excel bei einem normalen Bereich nicht. Steht in Spalte D überall =B2*C2, ist D in der neuen Zeile erst einmal leer. Zieh die Formel aus der Zeile darüber mit dem Ausfüllkästchen nach unten oder kopier sie mit Strg + U (Ausfüllen nach unten).

In einer Excel-Tabelle geht es von selbst

Hast du die Liste mit Strg + T als Excel-Tabelle formatiert, wird vieles einfacher. Eine Zeile am Ende entsteht, wenn du in der letzten Zelle Tab drückst oder direkt unter die Tabelle schreibst. Berechnete Spalten füllen ihre Formel in neuen Zeilen automatisch aus, und Summen, Diagramme oder Dropdowns, die auf die Tabelle zeigen, wachsen mit.

Mitten in der Tabelle fügst du per Rechtsklick › Einfügen › Tabellenzeilen oberhalb ein. Dabei verschiebt Excel nur die Zellen der Tabelle, nicht die ganze Blattzeile. Daten rechts neben der Tabelle bleiben stehen. Das ist praktisch, kann aber verwirren, wenn neben der Tabelle Notizen stehen, die zu bestimmten Zeilen gehören.

Excel kann keine Zeile einfügen: das steckt dahinter

Die Meldung lautet sinngemäß: „Um einen möglichen Datenverlust zu verhindern, kann Excel keine leeren Zellen aus dem Arbeitsblatt verschieben.“ Excel hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Zum Einfügen muss die letzte Zeile bzw. Spalte leer sein, weil sie beim Verschieben aus dem Blatt fallen würde. Steht dort auch nur ein Leerzeichen, eine Formel oder ein Format, verweigert Excel das Einfügen.

Lösung: Klick in die erste Zeile unter deinen Daten, drück Strg + Umschalt + Pfeil nach unten, um bis zum Ende zu markieren, und lösche diese Zeilen mit Rechtsklick › Löschen. Bei Spalten genauso mit Pfeil nach rechts. Danach speichern. Häufige Ursache ist eine Formel oder Farbe, die jemand versehentlich bis ganz nach unten gezogen hat, oder eine ganze Spalte, die als Rahmen formatiert wurde.

Andere Gründe: Das Blatt ist geschützt (Einfügen ist dann grau), mehrere Blätter sind gleichzeitig gruppiert, oder verbundene Zellen liegen quer über der Einfügestelle. Den Blattschutz hebst du über Überprüfen › Blattschutz aufheben auf.

So prüfst du nach dem Einfügen

Klick nach dem Einfügen einmal auf die Summenzelle und schau in die Bearbeitungsleiste, ob der Bereich die neue Zeile umfasst. Bei Spalten lohnt ein Blick auf Verweisformeln: Ein SVERWEIS mit fester Spaltennummer wie 3 passt sich nicht an, wenn du eine Spalte in den Suchbereich einfügst. Er liefert dann die falsche Spalte. Mit XVERWEIS passiert das nicht. Solche Stolperfallen behandelt auch der Excel-Kurs online.