Excel gruppieren: Zeilen und Spalten mit Gliederung zusammenfassen

Gruppieren oder ausblenden: Was ist der Unterschied?

Beides versteckt Zeilen, aber unterschiedlich. Beim Ausblenden verschwinden die Zeilen ohne sichtbaren Hinweis außer einer doppelten Linie im Kopf. Wer die Datei öffnet, merkt oft gar nicht, dass etwas fehlt, und muss die Lücke selbst finden und richtig markieren.

Eine Gruppe zeigt dagegen ein + am Rand. Jeder sieht sofort, dass hier Details stecken, und holt sie mit einem Klick zurück. Darum ist Gruppieren der bessere Weg für alles, was regelmäßig auf- und zugeklappt wird: Kostenpläne mit Unterpositionen, Monatsspalten neben einer Jahressumme, Rechenwege, die nur beim Prüfen interessieren. Ausblenden passt für Hilfsspalten, die niemand sehen muss.

Und der Filter? Der blendet Zeilen nach ihrem Inhalt aus, zum Beispiel alle mit Status „erledigt“. Gruppen sind fest, unabhängig vom Inhalt. Mehr dazu auf der Seite Excel Filter.

Spalten gruppieren

Mit Spalten geht es genauso: Spaltenköpfe markieren, zum Beispiel Januar bis März, dann Daten › Gruppieren. Die Klammer erscheint oberhalb der Spaltenköpfe, das Plus und Minus rechts daneben über der Quartalssumme. So baust du eine Jahresübersicht, in der man von Quartalen in Monate aufklappen kann.

Zeilen- und Spaltengruppen können auf demselben Blatt gleichzeitig existieren. Jede Richtung hat ihre eigenen Ebenen-Knöpfe: links oben für Zeilen, darüber für Spalten.

Verschachtelte Gruppen und Ebenen

Gruppierst du innerhalb einer bestehenden Gruppe noch einmal, entsteht eine zweite Ebene. Beispiel Catering-Angebot: Zeilen 2 bis 20 bilden die Gruppe „Essen“, darin die Zeilen 2 bis 4 die Untergruppe „Vorspeisen“. Oben links stehen jetzt 1, 2 und 3. Mit 1 siehst du nur die Gesamtsumme, mit 2 die Summe je Gang, mit 3 jede einzelne Position.

Das ist ideal für Besprechungen. Du zeigst dem Kunden erst Ebene 2, und wenn eine Frage zu einem Gang kommt, klappst du nur diesen auf. Die Ebenen speichert Excel mit der Datei, beim nächsten Öffnen ist der zuletzt gewählte Zustand wieder da.

Plus oben statt unten: Gliederung einstellen

Excel erwartet die Summenzeile unter den Details, darum sitzt das Plus unter der Gruppe. Steht bei dir die Überschrift „Vorspeisen“ oben und die Details darunter, wirkt das falsch herum. Das lässt sich umstellen: Im Reiter Daten in der Gruppe Gliederung unten rechts auf das kleine Pfeilsymbol klicken. Im Dialog Einstellungen den Haken bei Hauptzeilen unter Detaildaten entfernen. Danach sitzt das Plus über der Gruppe.

Für Spalten gibt es dort entsprechend Hauptspalten rechts von Detaildaten. Die Einstellung gilt für das ganze Blatt.

AutoGliederung und Teilergebnis: automatisch gruppieren

Stehen in deiner Liste schon Summenformeln, kann Excel die Gruppen selbst bauen. Klick in die Liste, dann auf den Pfeil unter Daten › Gruppieren › AutoGliederung. Excel sucht nach Zeilen mit SUMME-Formeln, die auf die Zeilen darüber zeigen, und gruppiert diese. Das klappt gut bei sauber aufgebauten Plänen, schlecht bei Listen mit gemischten Formeln. Prüf das Ergebnis, bevor du weiterarbeitest.

Hast du noch keine Summen, sondern eine lange Liste, etwa alle Bestellungen nach Kunde, nimmst du Daten › Teilergebnis. Vorher die Liste nach Kunde sortieren. Im Dialog wählst du Gruppieren nach Kunde, Funktion Summe und die Spalte mit dem Betrag. Excel fügt unter jedem Kunden eine Summenzeile ein, darunter ein Gesamtergebnis, und baut die Gliederung mit drei Ebenen gleich mit. Die eingefügten Formeln sind =TEILERGEBNIS(9;…), wie die arbeiten, steht auf der Seite TEILERGEBNIS. Weg bekommst du alles wieder über Daten › Teilergebnis › Alle entfernen.

Das kann beim Gruppieren schiefgehen

Summenzeile mitmarkiert: Gehört die Summe zur Gruppe, verschwindet sie beim Zuklappen mit. Gruppierung aufheben und nur die Detailzeilen neu gruppieren.

Kopieren von zugeklappten Gruppen: Markierst du die sichtbaren Summenzeilen und kopierst sie, nimmt Excel die versteckten Details mit. Für nur die Summen wählst du vorher Start › Suchen und Auswählen › Inhalte auswählen › Nur sichtbare Zellen.

Aufheben im zugeklappten Zustand: Hebst du eine Gruppe auf, während sie zugeklappt ist, bleiben die Zeilen ausgeblendet, nur das Plus ist weg. Klapp Gruppen vor dem Aufheben auf, oder blende die Zeilen danach wieder ein. Wer solche Werkzeuge in Ruhe der Reihe nach lernen will, findet sie im Excel-Kurs online.