Excel in PDF umwandeln, ohne dass die Tabelle zerfällt

Excel als PDF speichern: die vier Wege im Vergleich

Speichern unter ist der Standardweg und funktioniert in jeder Desktop-Version seit Excel 2010. Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen öffnet einen fast gleichen Dialog mit denselben Optionen. Welchen der beiden du nimmst, ist Geschmackssache: Das Ergebnis ist identisch.

Datei › Drucken mit dem Drucker Microsoft Print to PDF (Windows 10 und 11) erzeugt ebenfalls ein PDF. Excel behandelt es wie einen echten Drucker, du bekommst ein reines Druckbild. Das ist praktisch, wenn du gleich in der Druckvorschau Skalierung und Seiten einstellen willst. Für Dokumente, die weitergegeben werden, ist Speichern unter trotzdem die bessere Wahl, weil dort Dokumenteigenschaften und Barrierefreiheits-Tags mitgehen können.

Der vierte Weg ist der Export in Excel für Mac oder im Browser, dazu unten mehr. Wichtig für alle Wege: Das PDF zeigt nur das, was auch gedruckt würde. Druckbereich, Ausrichtung, Skalierung und Kopfzeile aus Seitenlayout gelten 1:1 für das PDF.

Nur einen Teil, ein Blatt oder alle Blätter in ein PDF

Nur einen Bereich: Markier die Zellen, dann Speichern unter › PDF › Optionen… › Auswahl. Das ist der schnellste Weg, wenn du einem Kunden nur seine fünf Zeilen aus einer großen Liste schicken willst. Brauchst du den Ausschnitt öfter, lohnt sich ein fester Druckbereich.

Mehrere Blätter in ein PDF: Entweder Gesamte Arbeitsmappe wählen, dann kommen alle Blätter nacheinander in eine Datei. Oder nur bestimmte Blätter: Blattregister unten mit gedrückter Strg-Taste anklicken, dann Aktive Blätter. Jedes Blatt behält dabei seine eigenen Seitenlayout-Einstellungen.

Unter Optionen steht auch Druckbereiche ignorieren. Damit exportiert Excel das ganze Blatt, selbst wenn ein Druckbereich gesetzt ist. Das hilft, wenn ein Kollege einen alten Druckbereich hinterlassen hat und im PDF plötzlich Zeilen fehlen.

Excel-PDF auf einer Seite: Tabelle nicht mehr zerschneiden

Das häufigste Problem: Die Tabelle ist zu breit, und Excel verteilt die Spalten auf mehrere Seiten. Seite 1 hat die Namen, Seite 3 die Beträge, niemand kann es lesen. Die Lösung liegt nicht im PDF-Dialog, sondern vorher im Blatt.

Seitenlayout › An Format anpassen: Bei Breite stellst du 1 Seite ein, bei Höhe bleibt Automatisch. Excel verkleinert dann nur so weit, bis alle Spalten nebeneinander passen. Lange Listen laufen nach unten auf weitere Seiten, bleiben aber lesbar. Die Prozentzahl unter Skalieren zeigt, wie stark verkleinert wird. Unter etwa 70 % wird es mühsam.

Dann hilft Seitenlayout › Ausrichtung › Querformat. Ein A4-Blatt quer bietet rund 40 % mehr Breite, oft reicht das schon ohne Verkleinerung. Wenn zusätzlich Hilfsspalten oder Notizen im Blatt stehen, legst du einen Druckbereich fest, damit nur die eigentliche Liste exportiert wird. Wie das geht und wie du ihn wieder aufhebst, steht in der Anleitung Druckbereich festlegen.

Bei mehrseitigen Listen soll die Überschriftenzeile auf jeder PDF-Seite stehen. Das stellst du unter Seitenlayout › Drucktitel › Wiederholungszeilen oben ein, etwa mit $1:$1. Für Firmenname, Datum oder „Seite 2 von 5“ oben und unten auf jeder Seite ist die Kopf- und Fußzeile zuständig.

Excel in PDF auf dem Mac

In Excel für Mac gehst du über Datei › Speichern unter und wählst bei Dateiformat den Eintrag PDF. Im selben Dialog legst du fest, ob die ganze Arbeitsmappe oder nur das aktuelle Blatt ins PDF kommt. In aktuellen Versionen von Microsoft 365 führt auch Datei › Exportieren zum selben Ziel.

Alternativ über den Druckdialog von macOS: ⌘ + P, dann unten links das Feld PDF aufklappen und Als PDF sichern wählen. Dort kannst du unter Sicherheitsoptionen auch ein Kennwort zum Öffnen des PDFs vergeben. Das bietet Excel unter Windows beim PDF-Export nicht.

Excel in PDF umwandeln ohne installiertes Excel: Excel im Web

Mit einem kostenlosen Microsoft-Konto öffnest du die Datei in Excel im Browser (über OneDrive oder office.com). Je nach Version und Konto steht unter Datei › Exportieren der Punkt Als PDF herunterladen. Fehlt er, gehst du über Datei › Drucken: Excel erzeugt eine Vorschau, die du im Druckdialog des Browsers mit dem Ziel Als PDF speichern sicherst.

Ehrlich gesagt ist das die schwächste Variante. Seitenlayout-Einstellungen wie Skalierung und Drucktitel lassen sich im Browser nur eingeschränkt setzen. Einstellungen, die vorher in der Desktop-Version gespeichert wurden, werden aber übernommen. Online-Konverter, bei denen du die Datei hochlädst, funktionieren auch, sind für Kundendaten oder Gehaltslisten aber keine gute Idee.

So prüfst du das PDF, bevor du es verschickst

Öffne das fertige PDF und geh drei Punkte durch. Seitenzahl: Entspricht sie der Vorschau in Excel? Mehr Seiten deuten auf leere Seiten oder einen fehlenden Druckbereich hin. Rechter Rand: Ist die letzte Spalte vollständig da? Zahlen: Steht irgendwo ### statt eines Werts? Dann war die Spalte im Blatt zu schmal.

Denk daran: Das PDF friert den Stand beim Speichern ein. Kommen Zahlen aus einer Abfrage oder einer verknüpften Datei, klickst du vorher Daten › Alle aktualisieren, sonst stehen im PDF womöglich Werte von gestern. Willst du später Zahlen aus einem PDF wieder in Excel holen, hilft die Anleitung PDF in Excel umwandeln. Den sicheren Umgang mit Seitenlayout und Ausdruck übst du Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.