Excel Druckbereich festlegen: so kommt nur aufs Papier, was soll

Druckbereich aufheben, ändern und erweitern

Aufheben: Seitenlayout › Druckbereich › Druckbereich aufheben. Dafür musst du nichts markieren. Excel druckt danach wieder alles, was auf dem Blatt benutzt ist.

Ändern: Markier den neuen Bereich und wähle wieder Druckbereich festlegen. Der alte wird ersetzt, du musst ihn nicht vorher aufheben. Bequemer geht es in der Seitenumbruchvorschau (nächster Abschnitt): Dort ziehst du die blaue Außenlinie einfach an die neue Stelle.

Erweitern: Ist schon ein Druckbereich gesetzt, steht im selben Menü Zum Druckbereich hinzufügen. Liegt der neue Bereich direkt daneben, wächst der Druckbereich einfach. Liegt er woanders, etwa eine Summenzeile weit unten, druckt Excel ihn auf eine eigene Seite. Willst du zwei getrennte Teile auf einem Blatt Papier, kopierst du sie besser nebeneinander auf ein Hilfsblatt.

Intern speichert Excel den Bereich als Namen Druckbereich (englisch Print_Area). Du findest ihn unter Formeln › Namens-Manager und kannst den Bezug dort direkt korrigieren. Jedes Tabellenblatt hat seinen eigenen.

Seitenumbruchvorschau: sehen, wo die Seite endet

Ansicht › Umbruchvorschau (oder das mittlere Symbol unten rechts in der Statusleiste) zeigt das Blatt so, wie es gedruckt wird. Alles außerhalb des Druckbereichs ist grau, auf jeder Seite steht groß „Seite 1“, „Seite 2“ als Wasserzeichen. Gedruckt wird dieses Wasserzeichen nicht.

Die blauen Linien kannst du mit der Maus ziehen. Die durchgezogene Außenlinie ist der Druckbereich. Gestrichelte Linien sind automatische Seitenumbrüche. Ziehst du eine gestrichelte Linie nach rechts oder unten, verkleinert Excel den Ausdruck, bis die zusätzlichen Spalten oder Zeilen auf die Seite passen. Die Skalierung siehst du danach unter Seitenlayout › An Format anpassen.

Eigene Umbrüche setzt du mit Seitenlayout › Umbrüche › Seitenumbruch einfügen: Er kommt links von der aktiven Zelle und darüber. So beginnt jeder Monat oder jede Abteilung auf einer neuen Seite. Zurück zur gewohnten Ansicht geht es mit Ansicht › Normal.

Excel auf eine Seite drucken

Der schnellste Weg: Strg + P, dann unter Einstellungen den letzten Punkt Keine Skalierung aufklappen. Dort stehen drei Möglichkeiten. Blatt auf einer Seite darstellen quetscht alles auf eine Seite. Alle Spalten auf einer Seite darstellen hält die Breite auf einer Seite, lange Listen laufen nach unten weiter. Alle Zeilen auf einer Seite darstellen macht das Gegenteil.

Für Listen ist Alle Spalten auf einer Seite fast immer die bessere Wahl. Eine Liste mit 300 Zeilen auf eine Seite gezwungen ergibt Schrift, die niemand lesen kann. Excel verkleinert bis 10 %, auch wenn das Ergebnis unbrauchbar ist. Faustregel: Unter 70 % in der Vorschau lieber Querformat, schmalere Spalten oder weniger Spalten im Druckbereich.

Genauer steuerst du das unter Seitenlayout › An Format anpassen: Breite 1 Seite, Höhe Automatisch. Die Einstellung bleibt in der Datei gespeichert und gilt auch für den nächsten Ausdruck oder das PDF.

Überschriften auf jeder Seite wiederholen

Ab Seite 2 weiß bei einer langen Liste niemand mehr, welche Spalte was ist. Seitenlayout › Drucktitel öffnet den Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Blatt. Klick in Wiederholungszeilen oben und dann im Blatt auf den Zeilenkopf der Überschrift. Excel trägt $1:$1 ein. Bei zweizeiligen Köpfen ziehst du über beide Zeilen, das ergibt $1:$2.

Für breite Tabellen gibt es daneben Wiederholungsspalten links, etwa für die Spalte mit den Namen. Keine Sorge wegen doppelter Überschriften: Liegt Zeile 1 im Druckbereich und ist zugleich Drucktitel, druckt Excel sie auf Seite 1 nur einmal.

Das ist etwas anderes als Zeile fixieren: Fixieren hält die Überschrift beim Scrollen am Bildschirm fest, wirkt aber nicht auf den Ausdruck. Für einen Text oben auf jeder Seite, etwa Firmenname oder Seitenzahl, ist die Kopfzeile zuständig.

Gitternetzlinien und Zeilennummern mitdrucken

Die grauen Linien im Blatt druckt Excel standardmäßig nicht. Für Listen zum Abhaken setzt du unter Seitenlayout › Blattoptionen › Gitternetzlinien das Häkchen bei Drucken. Dasselbe findest du im Dialog Drucktitel auf der Registerkarte Blatt.

Sauberer wirkt meist ein Rahmen: Bereich markieren, Start › Rahmen › Alle Rahmenlinien. Der Rahmen erscheint nur da, wo Daten stehen, Gitternetzlinien dagegen im ganzen Druckbereich. Im selben Dialog kannst du auch Zeilen- und Spaltenüberschriften drucken lassen. Das ist praktisch, wenn ihr am Telefon über „Zeile 14, Spalte D“ redet.

So prüfst du vor dem Drucken, ob es passt

Bevor 40 Seiten aus dem Drucker kommen: Strg + P und unten auf die Seitenzahl in der Vorschau schauen. Steht dort mehr als erwartet, liegt außerhalb deiner Liste noch etwas im Blatt. Strg + Ende springt zur letzten Zelle, die Excel für benutzt hält. Liegt sie weit unter oder rechts von deinen Daten, ist das die Ursache für leere Seiten (siehe Fehler unten).

Für ein PDF gilt alles genauso: Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen oder beim Drucken den Drucker Microsoft Print to PDF wählen. Druckbereich, Skalierung und Drucktitel werden übernommen. Wer Excel von Grund auf sicher bedienen will, findet Drucken und Seitenlayout auch im Excel-Kurs online.