Excel Kopfzeile und Fußzeile einfügen

Seitenzahl: „Seite X von Y“ in der Fußzeile

Klick in das rechte Feld der Fußzeile und tipp Seite mit Leerzeichen. Dann auf Seitenzahl klicken, von tippen, auf Anzahl der Seiten klicken. Im Feld steht jetzt Seite &[Seite] von &[Seiten], im Ausdruck „Seite 2 von 3“. Klickst du außerhalb des Feldes, zeigt die Seitenlayoutansicht schon die echten Zahlen.

Schneller geht es mit den fertigen Vorlagen: Auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeile ganz links Fußzeile aufklappen und Seite 1 von ? wählen. Das setzt den gleichen Code in das mittlere Feld. Die Vorlagen kombinieren auch Blattname, Firmenname und Datum.

Soll die Zählung nicht bei 1 beginnen, etwa weil die Liste als Anhang ab Seite 5 läuft, stellst du unter Seitenlayout › Seite einrichten (kleiner Pfeil unten rechts in der Gruppe) auf der Registerkarte Papierformat bei Erste Seitenzahl den Wert 5 ein.

Dateiname, Blattname, Datum: die Codes im Überblick

Jedes Element auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeile steht für einen Code mit &. Du kannst die Codes auch direkt tippen: &[Seite] Seitenzahl, &[Seiten] Anzahl der Seiten, &[Datum] aktuelles Datum, &[Zeit] Uhrzeit, &[Datei] Dateiname, &[Pfad]&[Datei] Speicherort mit Dateiname, &[Register] Name des Tabellenblatts, &[Grafik] ein Bild.

&[Datum] ist immer das Datum des Ausdrucks, nicht das Datum, an dem du die Kopfzeile angelegt hast. Für ein Angebot mit festem Datum tippst du das Datum lieber als Text. Der Dateipfad ist praktisch für interne Listen, damit jeder auf dem Papier sieht, wo die Datei auf dem Laufwerk liegt.

Achtung beim &-Zeichen im Text: Weil & einen Code einleitet, verschluckt Excel ein einzelnes &. Für „Weber & Kolb“ tippst du Weber && Kolb. Im Ausdruck steht dann ein einzelnes &.

Erste Seite anders, gerade und ungerade Seiten

Auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeile stehen unter Optionen vier Häkchen. Erste Seite anders gibt Seite 1 eine eigene Kopf- und Fußzeile. Das brauchst du, wenn auf der ersten Seite schon ein Briefkopf im Blatt steht oder ein Deckblatt ohne Seitenzahl gewünscht ist. Lässt du die Kopfzeile von Seite 1 leer, beginnt die sichtbare Kopfzeile auf Seite 2.

Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich ist für doppelseitig gedruckte und gebundene Unterlagen: Seitenzahl auf ungeraden Seiten rechts, auf geraden links. Mit Dokument skalieren sorgt dafür, dass die Kopfzeile mitschrumpft, wenn du auf eine Seite skalierst. An Seitenrändern ausrichten setzt linkes und rechtes Feld bündig zu den Rändern der Tabelle.

Logo in die Kopfzeile einfügen

Klick in das Feld, meist rechts, und wähle Grafik auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeile. Bild aus einer Datei wählen, Excel schreibt &[Grafik] ins Feld. Das Logo erscheint erst, wenn du außerhalb des Feldes klickst.

Meist ist das Bild zu groß und schiebt sich über die Tabelle. Mit dem Cursor im Feld auf Grafik formatieren klicken und die Höhe verkleinern, etwa auf 1,5 cm, Seitenverhältnis gesperrt lassen. Reicht der Platz trotzdem nicht, vergrößerst du den oberen Rand unter Seitenlayout › Seitenränder › Benutzerdefinierte Seitenränder. Dort ist Oben der Abstand zur Tabelle und Kopfzeile der Abstand vom Papierrand zur Kopfzeile. Oben muss größer sein als Kopfzeile plus Logohöhe.

Gleiche Kopfzeile auf mehreren Blättern

Kopf- und Fußzeilen gelten pro Blatt. Hat die Mappe zwölf Monatsblätter, markierst du vor dem Einfügen alle: erstes Blattregister anklicken, Umschalt halten, letztes anklicken. Oben in der Titelleiste steht dann „Gruppe“. Jetzt die Kopfzeile anlegen, sie landet auf allen markierten Blättern. Danach unbedingt mit Rechtsklick auf ein Register › Gruppierung aufheben, sonst tippst du versehentlich in alle Blätter gleichzeitig.

Ein Code wie &[Register] zeigt dabei auf jedem Blatt den eigenen Blattnamen. Eine Kopfzeile, eine Einrichtung, und jedes Monatsblatt trägt trotzdem „Januar“, „Februar“ und so weiter.

Kopfzeile oder Drucktitel: was wofür?

Die Kopfzeile steht oberhalb der Tabelle, außerhalb der Zellen, und ist für Text wie Firmenname, Seitenzahl, Datum. Die Spaltenüberschriften deiner Liste gehören nicht in die Kopfzeile, sondern werden als Drucktitel wiederholt: Seitenlayout › Drucktitel › Wiederholungszeilen oben. Wie das geht und wie du den Druckbereich festlegst, steht auf der Seite Druckbereich festlegen.

Für eine Tabelle, die in einem Word-Bericht landen soll, ist die Excel-Kopfzeile egal, dort zählt die Kopfzeile von Word, siehe Tabelle in Word einfügen. Wer Seitenlayout, Druck und Formeln im Zusammenhang lernen möchte, findet das im Excel-Kurs online.