Rechnung Vorlage für Excel: mit Pflichtangaben und Kleinunternehmer-Variante
Die Vorlage enthält alle Pflichtfelder nach § 14 Abs. 4 UStG und rechnet Menge × Einzelpreis, Netto, Umsatzsteuer nach Steuersatz und Rechnungsbetrag selbst. Steht der Schalter Kleinunternehmer auf „Ja“, entfällt die Umsatzsteuer und der Hinweis auf § 19 UStG erscheint.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
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Was kostet das Streichen der Wände insgesamt?
Menge mal Einzelpreis. Das Malzeichen in Excel ist der Stern *.
=B2Menge*D2mal EinzelpreisWo finde ich = * auf der Tastatur?
=⇧+0*⇧++Das steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Rechnung, Anleitung. So sieht der Anfang von „Rechnung“ aus:
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rechnung | ||||||
| 2 | |||||||
| 3 | Malerbetrieb Yılmaz, Inh. Deniz Yılmaz | Steuernummer: | deine Steuernummer | ||||
| 4 | Lindenstraße 12 | oder USt-IdNr.: | |||||
| 5 | 04109 Leipzig | ||||||
| 6 | Tel. 0341 0000000 · info@maler-beispiel.de | ||||||
| 7 | |||||||
| 8 | Rechnung an: | Rechnungsnummer: | 2026-0147 | ||||
| 9 | Hausverwaltung Becker GmbH | Rechnungsdatum: | 03.11.2026 | ||||
| 10 | z. Hd. Frau Petra Becker | Leistungsdatum: | 27.10.2026 bis 29.10.2026 | ||||
| 11 | Hauptstraße 5 | Kundennummer: | K-0388 | ||||
| 12 | 04155 Leipzig | Zahlbar bis: | 17.11.2026 | ||||
| 13 | Zahlungsziel in Tagen: | 14 | |||||
| 14 |
So funktioniert die Vorlage
Positionen: Menge mal Einzelpreis
=WENN(C18="";"";C18*E18) rechnet den Nettobetrag jeder Position. Leere Zeilen bleiben leer, die Positionsnummer erscheint ebenfalls erst, wenn eine Beschreibung drinsteht. Wie das leer lassen funktioniert: WENN-Funktion.
Netto je Steuersatz mit SUMMEWENN
Die Rechnung muss das Entgelt nach Steuersätzen getrennt ausweisen. =SUMMEWENN(F18:F32;19;G18:G32) summiert alle Positionen mit 19 %, die Zeile darunter alle mit 7 %. Mehr dazu: SUMMEWENN.
Umsatzsteuer auf den Cent gerundet
=RUNDEN(G35*19/100;2) rechnet die Steuer und rundet auf zwei Stellen. Ohne RUNDEN zeigt Excel zwar 156,98 € an, rechnet intern aber mit 156,978 weiter, und der Rechnungsbetrag kann um einen Cent abweichen. Warum: RUNDEN in Excel.
Kleinunternehmer-Schalter
Steht in F15 „Ja“, setzen =WENN($F$15="Ja";0;…) die Steuerbeträge auf 0, die Zeilen mit Steuersätzen verschwinden und unten erscheint „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der Schalter ist ein Dropdown, wie du so etwas selbst baust: Dropdown erstellen.
Zahlungsziel und Zahlungstext
„Zahlbar bis“ ist einfach Rechnungsdatum plus Zahlungsziel in Tagen (=F9+F13). Der Satz darunter baut sich mit & und TEXT(F12;"TT.MM.JJJJ") selbst zusammen, damit das Datum als 17.11.2026 im Text steht und nicht als Zahl.
Anleitung: Rechnung ausfüllen
Einmal deine Firmendaten eintragen
Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung trägst du einmal ein und speicherst die Datei als deine Vorlage. Bei Excel geht das über Datei › Speichern unter › Excel-Vorlage (*.xltx), dann öffnet sich jedes Mal eine frische Kopie.
Kunde und Rechnungsdaten
Trag den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden ein, eine neue Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum. Bei mehrtägigen Arbeiten schreibst du den Zeitraum, zum Beispiel „27.10.2026 bis 29.10.2026“.
Positionen eintragen
Je Leistung oder Artikel eine Zeile: verständliche Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis netto. Der USt-Satz kommt aus dem Dropdown. Gesamt netto, Steuer und Rechnungsbetrag rechnen von selbst.
Kleinunternehmer? Schalter umlegen
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, stell F15 auf „Ja“. Dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, und der Pflichthinweis auf § 19 UStG steht unten. Weist du als Kleinunternehmer trotzdem Steuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt.
Prüfen, als PDF speichern, verschicken
Kurz gegenlesen: Stimmt die Rechnungsnummer? Ist keine rote Warnung zu sehen? Dann über Datei › Exportieren als PDF speichern und an den Kunden schicken. Die Excel-Datei und das PDF bewahrst du auf.
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann, muss die Rechnung bestimmte Angaben enthalten. § 14 Abs. 4 UStG nennt unter anderem: vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, den Steuersatz und den Steuerbetrag.
Dazu kommen Sonderfälle: Ist eine Leistung steuerfrei, braucht es einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Vereinbarte Skonti oder Rabatte gehören auf die Rechnung. Arbeitest du als Handwerker an einem Haus oder einer Wohnung für Privatpersonen, muss ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren drauf. Die Vorlage hat Felder für alle Standardangaben, Sonderhinweise schreibst du in eine freie Zeile.
Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Kleinunternehmer stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Genau diesen Satz setzt die Vorlage, wenn du den Schalter auf „Ja“ stellst.
Seit 2025 gelten neue Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Für Kleinunternehmer gelten seitdem vereinfachte Rechnungsangaben. Die Vorlage behält trotzdem alle Felder, das schadet nicht. Ob du die Regelung nutzen darfst, klärst du mit dem Finanzamt oder der Steuerberatung.
E-Rechnung: Wann eine Excel-Rechnung nicht mehr reicht
Seit 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht schrittweise. Alle Unternehmen müssen seitdem E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF aus Excel ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen an andere Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken (PDF mit Zustimmung des Empfängers). Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 grundsätzlich alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen, empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Für Rechnungen an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer bleibt die Excel-Vorlage nach heutigem Stand nutzbar. Stand: November 2026.
Das kann bei der Rechnung in Excel schiefgehen
Rechnungsnummer doppelt: Excel weiß nicht, welche Nummer du zuletzt vergeben hast. Führ eine einfache Liste aller Rechnungen mit Nummer, Datum, Kunde und Betrag. Daraus kannst du später mit SUMMEWENN Umsätze je Kunde auswerten.
Ein Cent Differenz: Rechnest du die Steuer ohne RUNDEN, kann der Rechnungsbetrag um einen Cent von der Summe der angezeigten Zahlen abweichen. Die Vorlage rundet deshalb jeden Steuerbetrag.
Position ohne USt-Satz: Fehlt der Satz, zählt die Position zwar im Netto, aber in keiner Steuerzeile. Die Vorlage zeigt dann die rote Warnung „Prüfen: USt-Satz fehlt bei einer Position“.
Preis als Text: Wird ein Preis mit „EUR“ oder Leerzeichen eingetragen, zeigt die Zeile #WERT!. Nur die Zahl mit Komma eintippen, das €-Format macht die Vorlage. Mehr Sicherheit im Umgang mit Formeln gibt dir der Excel-Kurs online.
Fragen zur Rechnung
Darf ich Rechnungen mit Excel schreiben?
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Ja, an Privatkunden, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weiterhin. Sonst ist das an andere Unternehmen nur noch in der Übergangszeit erlaubt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz nicht mehr, ab 2028 grundsätzlich für alle. Dann braucht es eine E-Rechnung (Stand November 2026, keine Steuerberatung).
Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
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Name und Anschrift von dir und vom Kunden, Datum, Rechnungsnummer, Leistung und Betrag sowie der Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen.
Wie rechne ich in Excel Netto in Brutto um?
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Brutto = Netto × 1,19 bei 19 % Umsatzsteuer, also =G34*1,19. Sauberer für Rechnungen: Steuer extra ausrechnen und runden (=RUNDEN(G34*19/100;2)), dann Netto plus Steuer.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
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Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, das eine Software automatisch auslesen kann. Ein einfaches PDF zählt als sonstige elektronische Rechnung.
Wie vergebe ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
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Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Bewährt ist Jahr plus laufende Nummer, etwa 2026-0147. Lücken sind nicht verboten, sollten aber erklärbar sein. Excel zählt in dieser Vorlage nicht automatisch hoch, du trägst die Nummer selbst ein.