PDF in Excel umwandeln: Tabellen aus PDF sauber übernehmen

Welche PDFs sich umwandeln lassen und welche nicht

Bevor du einen Weg wählst, lohnt ein kurzer Test: Öffne die PDF und versuch, ein einzelnes Wort zu markieren. Klappt das, steckt echter Text in der Datei. Solche PDFs entstehen, wenn ein Programm direkt als PDF speichert, etwa eine Buchhaltungssoftware, das Kundenportal der Stadtwerke oder Excel selbst. Diese Dateien wandelt Aus PDF meist gut um.

Lässt sich nichts markieren und die ganze Seite wird blau, ist die PDF ein Scan oder ein Foto. Darin stehen keine Buchstaben, nur Bildpunkte. Power Query findet dann keine Tabelle oder nur leere Seiten. Hier hilft nur Texterkennung, siehe den Abschnitt zu gescannten PDFs.

Ein dritter Fall sind geschützte PDFs. Ist das Öffnen per Kennwort gesperrt, kann Excel die Datei nicht lesen. Frag dann beim Absender nach einer ungeschützten Datei oder besser gleich nach einem Export als CSV oder Excel. Den Import einer CSV erklärt CSV in Excel importieren.

PDF zu Excel ohne Microsoft 365: der Weg über Word

Hast du Excel 2019, 2016 oder einen Mac, fehlt der Befehl Aus PDF. Dann ist Word der beste Umweg, denn Word für Windows öffnet PDFs seit Version 2013 direkt. Geh in Word auf Datei › Öffnen, wähl die PDF und bestätige den Hinweis, dass Word die Datei in ein bearbeitbares Dokument umwandelt.

Klick danach in die Tabelle, markier sie über Tabellenlayout › Auswählen › Tabelle auswählen und kopier sie mit Strg + C. In Excel klickst du in A1 und fügst mit Strg + V ein. Weil Word die Tabelle als echte Tabelle erkannt hat, landen die Werte in eigenen Spalten. Das klappt gut bei schlichten Tabellen. Bei komplizierten Layouts mit verbundenen Zellen oder Spalten im Fließtext verschiebt Word manchmal Zeilen. Prüf deshalb immer die letzte Zeile. Den umgekehrten Weg zeigt Excel-Tabelle in Word einfügen.

Wer Adobe Acrobat Pro oder ein Acrobat-Abo hat, kann direkt exportieren: PDF exportieren › Tabellenkalkulation › Microsoft Excel-Arbeitsmappe. Der kostenlose Acrobat Reader kann das ohne Abo nicht.

Online-Konverter: nur für unkritische Dateien

Bei der Suche nach „pdf to excel“ landest du schnell bei kostenlosen Online-Konvertern. Technisch funktionieren viele gut. Du lädst die Datei dabei aber auf einen fremden Server hoch, oft im Ausland, und weißt nicht, wie lange sie dort liegt.

Für eine öffentliche Preisliste oder einen Fahrplan ist das egal. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Mieterlisten oder alles mit Namen und Adressen gehören nicht dorthin. Im Büro verstößt das schnell gegen die DSGVO und gegen interne Regeln. Nimm für solche Dateien Aus PDF, Word oder Acrobat. Die arbeiten auf deinem Rechner.

Gescannte PDF in Excel umwandeln mit Daten aus Bild

Für Scans gibt es in Excel 365 den Befehl Daten › Aus Bild. Du machst ein Bildschirmfoto der PDF-Seite, etwa mit Windows + Umschalt + S, und wählst Aus Bild › Bild aus Zwischenablage. Excel erkennt die Zeichen, zeigt eine Vorschau und markiert unsichere Stellen. Nach dem Prüfen klickst du Daten einfügen.

Texterkennung ist nie perfekt. Typische Verwechslungen sind 0 und O, 1 und l oder 8 und B. Bei Beträgen ist das gefährlich, weil das Ergebnis plausibel aussieht. Gleich deshalb jede Spalte mit einer Summe aus dem Original ab. Bei vielen Seiten lohnt eine PDF-Software mit Texterkennung, die die ganze Datei auf einmal in eine durchsuchbare PDF verwandelt. Die liest Aus PDF danach normal.

Mehrseitige Tabellen zu einer Liste anhängen

Eine Liste über drei Seiten zeigt der Navigator oft als drei Tabellen: Table001 (Page 1), Table002 (Page 2) und so weiter. Manchmal erkennt Power Query die Fortsetzung auch selbst und bietet einen eigenen Eintrag über mehrere Seiten an. Schau in der Vorschau nach, ob alle Zeilen drin sind.

Sonst wählst du die Teile mit Mehrere Elemente auswählen und klickst Daten transformieren. Im Power-Query-Editor gehst du auf Start › Abfragen anfügen › Abfragen als neue Abfrage anfügen, wählst Drei oder mehr Tabellen und nimmst alle Teile auf. Wiederholt sich die Kopfzeile auf jeder Seite, filterst du sie danach in der ersten Spalte weg. Mehr zum Editor steht in der Anleitung Power Query.

Das kann im deutschen Excel schiefgehen

Zahlen als Text: Kommt die PDF aus einem englischen System, steht 1,234.50 statt 1.234,50 drin. Ein deutsches Excel erkennt das nicht als Zahl. Die Werte stehen links in der Zelle, und SUMME ergibt 0. Im Power-Query-Editor hilft Rechtsklick auf die Spalte › Typ ändern › Mit Gebietsschema › Dezimalzahl und Englisch (USA). Stehen das Eurozeichen oder ein Minus hinten wie in „120,00-“ mit drin, ersetzt du sie vorher mit Werte ersetzen.

Unsichtbare Leerzeichen: PDFs enthalten oft geschützte Leerzeichen zwischen Tausendergruppen oder am Ende von Namen. Dann findet SVERWEIS nichts, obwohl der Name gleich aussieht. Wie du sie mit GLÄTTEN und WECHSELN entfernst, steht unter Leerzeichen entfernen.

Verrutschte Spalten: Hat eine Zeile in der PDF einen Zeilenumbruch, etwa bei einer langen Artikelbezeichnung, macht Power Query daraus manchmal zwei Zeilen oder schiebt Werte in die Nachbarspalte. Probier im Navigator die Page-Variante statt der Table-Variante oder umgekehrt. Hilft beides nicht, korrigierst du die wenigen Zeilen von Hand. Wie du mit solchen Daten weiterarbeitest, lernst du Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.

PDF in Excel einfügen: als Objekt oder Symbol einbetten

Manchmal willst du die PDF gar nicht umwandeln, sondern nur mitschicken: den Lieferschein neben der Rechnungsprüfung oder das Angebot neben der Kalkulation. Dafür klickst du in die Zelle, an der die PDF erscheinen soll, und gehst auf Einfügen › Text › Objekt. Im Reiter Aus Datei erstellen wählst du mit Durchsuchen die PDF aus.

Setz den Haken bei Als Symbol anzeigen, sonst zeigt Excel je nach installiertem PDF-Programm eine große Vorschau der ersten Seite. Mit Symbol erscheint ein kleines Icon, ein Doppelklick öffnet die PDF. Die Datei steckt dann komplett in der Mappe, die Mappe wird also um die Größe der PDF größer. Setzt du stattdessen den Haken bei Verknüpfen, speichert Excel nur den Pfad. Das spart Platz, funktioniert beim Empfänger aber nicht, wenn er den Ordner nicht hat.

Ein Hinweis zu den Grenzen: Eingebettete Objekte funktionieren zuverlässig nur in Excel für Windows. Excel im Web zeigt sie nicht an, auf dem Mac klappt das Öffnen nicht immer. Für Kollegen auf anderen Geräten ist ein Link mit Strg + K auf die PDF im gemeinsamen Ordner oft die bessere Lösung.

So prüfst du, ob die Umwandlung vollständig ist

Die Umwandlung meldet keinen Fehler, wenn Zeilen fehlen. Drei schnelle Proben helfen. Erstens: Zähl die Zeilen. Die PDF hat 48 Positionen? Dann markier die erste Spalte, unten in der Statusleiste steht die Anzahl. Zweitens: Bilde die Summe der Betragsspalte und vergleich sie mit der Gesamtsumme in der PDF. Drittens: Prüf die erste und die letzte Zeile jeder PDF-Seite, denn dort gehen bei Seitenumbrüchen am häufigsten Werte verloren.