Nebenkostenabrechnung Vorlage für Excel (kostenlos)
Die Vorlage verteilt jede Kostenart nach Wohnfläche: Anteil = Kosten × Wohnfläche ÷ Gesamtfläche, in Excel =C13*$B$9/$B$8. Danach zieht sie die Vorauszahlungen ab und zeigt Nachzahlung oder Guthaben.
Stand 03.11.2026 · kostenlos · ohne Anmeldung
Direkt ausprobieren
Wie viel Grundsteuer zahlt die Wohnung Nowak?
Die Wohnung hat 60 von 400 m². Kosten mal 60, geteilt durch 400.
=B2Kosten Haus*malF1m² Wohnung/geteilt durchF2m² HausWo finde ich = * / auf der Tastatur?
=⇧+0*⇧++/⇧+7Das steckt in der Vorlage
Die Datei hat 2 Blätter: Abrechnung, Anleitung. So sieht der Anfang von „Abrechnung“ aus:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) | ||||
| 2 | |||||
| 3 | Vermieter: | Familie Hoffmann, Lindenstraße 8, 04109 Leipzig | |||
| 4 | Mieter: | Anna Nowak, Wohnung 2. OG links | |||
| 5 | Abrechnungszeitraum von: | 01.01.2025 | bis: | 31.12.2025 | |
| 6 | Tage im Zeitraum: | 365 | |||
| 7 | Davon bewohnt (Tage): | 365 | |||
| 8 | Gesamtwohnfläche Haus (m²): | 480,00 | |||
| 9 | Wohnfläche Wohnung (m²): | 72,00 | |||
| 10 | Anteil Fläche: | 15 % | |||
| 11 | |||||
| 12 | Kostenart | § 2 BetrKV | Kosten Haus | Umlageschlüssel | Ihr Anteil |
| 13 | Grundsteuer | Nr. 1 | 1.440,00 € | Wohnfläche | 216,00 € |
| 14 | Wasserversorgung | Nr. 2 | 2.160,00 € | Wohnfläche | 324,00 € |
So funktioniert die Vorlage
Anteil nach Wohnfläche
=C13*$B$9/$B$8*$B$7/$B$6 rechnet Kosten mal Wohnfläche geteilt durch Gesamtfläche. Der zweite Teil berücksichtigt bewohnte Tage, falls der Mieter nicht das ganze Jahr da war. Die Dollarzeichen halten die Kopf-Zellen fest, wenn die Formel nach unten kopiert wird.
Auf den Cent mit RUNDEN
Jeder Anteil wird mit RUNDEN(…;2) auf zwei Nachkommastellen gerundet. So stimmt die Summe mit dem, was in den einzelnen Zeilen steht. Mehr zu RUNDEN.
Nachzahlung oder Guthaben mit WENN
Die Summe der Betriebskosten minus Vorauszahlungen ergibt den Saldo. =WENN(E27-E30>0;"Nachzahlung";"Guthaben") schreibt das passende Wort, ABS zeigt den Betrag ohne Minuszeichen. So funktioniert WENN.
Tage im Zeitraum
=D5-B5+1 zählt die Tage vom ersten bis zum letzten Tag des Abrechnungszeitraums. Excel speichert Datumswerte als Zahlen, deshalb kannst du sie einfach voneinander abziehen.
Anleitung: Nebenkostenabrechnung ausfüllen
Kopf ausfüllen
Trag Vermieter, Mieter und Wohnung ein, dann den Abrechnungszeitraum. Er darf höchstens 12 Monate lang sein, meist ist es das Kalenderjahr. Gesamtwohnfläche und Wohnfläche der Wohnung findest du im Mietvertrag oder in der Wohnflächenberechnung.
Kosten des Hauses eintragen
Bei jeder Kostenart die Gesamtkosten des Jahres laut Rechnung oder Bescheid: Grundsteuerbescheid, Abrechnung der Stadtwerke, Rechnung des Hausmeisterdiensts. Kosten, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind, lässt du leer.
Heizkosten übernehmen
Heizung und Warmwasser rechnet meist ein Messdienst nach Verbrauch ab. Den Betrag für diese Wohnung aus seiner Abrechnung trägst du in die Zeile Heizung und Warmwasser ein.
Vorauszahlungen eintragen
Monatliche Vorauszahlung laut Mietvertrag und Anzahl der Monate. Hat sich die Vorauszahlung im Jahr geändert, rechnest du die tatsächlich gezahlte Summe aus und trägst sie mit 1 Monat ein.
Prüfen und verschicken
Unten steht Nachzahlung oder Guthaben. Druck die Abrechnung aus oder speichere sie als PDF und schick sie dem Mieter rechtzeitig, damit sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Zeitraums ankommt.
Welche Nebenkosten darf der Vermieter umlegen?
Welche Betriebskosten es gibt, steht in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung und Hauswart. Umgelegt werden darf aber nur, was im Mietvertrag vereinbart ist.
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung. Ein Hausmeister, der auch repariert, darf deshalb nur mit dem Anteil für Pflege und Reinigung in die Abrechnung.
Umlageschlüssel Wohnfläche: so wird gerechnet
Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Die Formel ist einfach: Kosten des Hauses mal Wohnfläche der Wohnung geteilt durch die Gesamtfläche. Bei 1.440 € Grundsteuer, 72 m² Wohnung und 480 m² Haus sind das 1.440 × 72 ÷ 480 = 216 €.
Kosten, die nach Verbrauch erfasst werden, rechnest du nach Verbrauch ab. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt werden. Seit 2023 werden außerdem die CO2-Kosten für Heizöl und Gas nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zwischen Vermieter und Mieter geteilt. Beides steht meist schon in der Heizkostenabrechnung des Messdiensts, deshalb hat die Vorlage dafür eine eigene Zeile.
Häufige Fehler
Frist verpasst: Kommt die Abrechnung später als 12 Monate nach Ende des Zeitraums beim Mieter an, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.
Falsche Gesamtfläche: Steht im Kopf die Fläche nur eines Teils des Hauses, sind alle Anteile zu hoch. Die Gesamtfläche muss zu den Kosten passen, also alle Wohnungen, die an diesen Kosten beteiligt sind.
Summe stimmt nicht: Prüf, ob alle Beträge rechtsbündig stehen. Linksbündige Zahlen sind Text und werden nicht mitgerechnet. Wer die Kosten lieber in einer Liste sammelt, macht daraus eine Tabelle, damit neue Zeilen automatisch dazukommen.
Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Wie berechne ich die Nebenkosten nach Wohnfläche?
+
Kosten des Hauses mal Wohnfläche der Wohnung geteilt durch Gesamtwohnfläche. In Excel: =C13*$B$9/$B$8. Die Vorlage macht das für jede Kostenart automatisch.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
+
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Jahr 2025 also bis 31.12.2026. Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Wie rechne ich bei Mieterwechsel ab?
+
Die Kosten werden nach Tagen aufgeteilt. Trag bei „Davon bewohnt (Tage)“ ein, wie viele Tage der Mieter im Zeitraum dort gewohnt hat. Die Vorlage rechnet den Anteil entsprechend kleiner.
Darf ich Heizkosten nach Wohnfläche abrechnen?
+
Nur zum kleineren Teil. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt werden. Meist übernimmt das ein Messdienst, dessen Ergebnis du in die Vorlage überträgst.