Excel: Zellen sperren und Blattschutz richtig setzen

Warum alle Zellen schon gesperrt sind

Das verwirrt fast jeden beim ersten Mal: Du setzt den Haken bei Gesperrt und nichts passiert. Der Grund ist, dass „Gesperrt“ nur eine Eigenschaft der Zelle ist, wie eine Schriftfarbe. Sie hat keine Wirkung, solange das Blatt nicht geschützt ist. Und weil der Haken in jeder neuen Mappe bei allen Zellen schon gesetzt ist, sperrt Blatt schützen ohne Vorarbeit das komplette Blatt.

Deshalb denkst du andersherum: Du sperrst nicht die Formeln, sondern du entsperrst die Eingabefelder. Alles andere bleibt automatisch geschützt. In der Übung oben siehst du genau diese Reihenfolge.

Nur bestimmte Zellen sperren

Manchmal ist es umgekehrt: Fast alles soll frei bleiben, nur ein paar Formeln nicht. Dann markierst du mit Strg+A das ganze Blatt, entfernst unter Strg+1 › Schutz den Haken bei Gesperrt, markierst danach nur die Formelzellen und setzt den Haken dort wieder. Zum Schluss Blatt schützen.

Alle Formeln auf einmal markierst du über Start › Suchen und Auswählen › Inhalte auswählen › Formeln. So vergisst du keine Zelle, auch wenn die Tabelle groß ist.

Formeln ausblenden

Gesperrte Formeln lassen sich nicht ändern, aber in der Bearbeitungsleiste sieht jeder, wie gerechnet wird. Soll das nicht sichtbar sein, setz unter Strg+1 › Schutz zusätzlich den Haken bei Ausgeblendet und schütz danach das Blatt. Die Zelle zeigt weiter ihr Ergebnis, die Bearbeitungsleiste bleibt leer.

Das ist praktisch für Preiskalkulationen, die an Kunden oder Kollegen gehen. Ein echtes Geheimnis ist die Formel damit aber nicht, siehe unten.

Blatt schützen oder Arbeitsmappe schützen?

Blatt schützen wirkt auf die Zellen eines einzelnen Blatts. Jedes Blatt hat seinen eigenen Schutz, ein Kennwort gilt also nicht automatisch für alle.

Überprüfen › Arbeitsmappe schützen schützt die Struktur: Niemand kann dann Blätter einfügen, löschen, umbenennen, verschieben oder ein ausgeblendetes Blatt wieder einblenden. In die Zellen kann man trotzdem schreiben, solange das Blatt selbst nicht geschützt ist. Für ein Formular nimmst du meist beides: Blattschutz für die Formeln, Mappenschutz, damit das Hilfsblatt mit den Preisen ausgeblendet bleibt.

Wie du einen Schutz wieder entfernst und was bei vergessenem Kennwort geht, steht in der Anleitung Schreibschutz aufheben.

Wie sicher ist der Blattschutz?

Ehrlich gesagt: kaum. Microsoft selbst nennt Blatt- und Arbeitsmappenschutz kein Sicherheitsfeature. Das Kennwort verschlüsselt nichts. Im Netz gibt es frei verfügbare Werkzeuge, die den Blattschutz in Sekunden entfernen, und Werte aus geschützten oder ausgeblendeten Blättern lassen sich mit einem Bezug aus einer anderen Mappe auslesen.

Der Blattschutz ist ein Geländer, keine Tür mit Schloss. Er verhindert, dass jemand aus Versehen eine Formel überschreibt. Gehaltsdaten, Kundendaten oder Kalkulationen, die niemand sehen darf, schützt du nur mit Datei › Informationen › Arbeitsmappe schützen › Mit Kennwort verschlüsseln. Dieses Kennwort zum Öffnen verschlüsselt die ganze Datei. Vergisst du es, kommt auch Microsoft nicht mehr an die Daten.

Blattschutz im Alltag: Filter, Tabellen, Dropdowns

Tabellen wachsen nicht mehr. Eine als Tabelle formatierte Liste (siehe Tabelle erstellen) erweitert sich auf einem geschützten Blatt nicht automatisch um neue Zeilen. Plane genug leere, entsperrte Zeilen ein oder heb den Schutz zum Erweitern kurz auf.

Filter und Sortieren gehen nicht. Den AutoFilter musst du vor dem Schützen einschalten und im Dialog AutoFilter verwenden erlauben. Sortieren klappt auf einem geschützten Blatt nur, wenn du im Dialog Sortieren erlaubst und alle betroffenen Zellen entsperrt sind.

Dropdowns trotzdem nutzbar. Eine Auswahlliste funktioniert in entsperrten Zellen auch bei Blattschutz. Das ist der Klassiker für Formulare: erst ein Dropdown erstellen, dann entsperren und schützen. Wie du solche Formulare Schritt für Schritt aufbaust, lernst du im Excel-Kurs online.

Kollegen finden die Eingabefelder nicht. Färb die entsperrten Zellen hellgelb ein, wie in der Übung. Das kostet zehn Sekunden und spart viele Rückfragen.