In Excel subtrahieren: so rechnest du Minus

Warum es keine MINUS-Funktion gibt

Viele suchen nach einer Funktion wie SUMME, nur fürs Abziehen. Die gibt es nicht, weil das Minuszeichen reicht. =C2-B2 ist bereits die vollständige Formel. Du kannst beliebig viele Werte aneinanderreihen: =B1-B2-B3-B4.

Für eine lange Reihe ist das mühsam. Hier hilft ein Trick: Zieh die Summe aller Abzüge auf einmal ab. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Mehrere Werte abziehen mit SUMME

Du hast ein Budget in B1 und darunter die Ausgaben in B2 bis B6. Statt =B1-B2-B3-B4-B5-B6 schreibst du =B1-SUMME(B2:B6). Das Ergebnis ist gleich, die Formel ist kürzer und wächst mit, wenn du Zeilen innerhalb des Bereichs einfügst.

Eine zweite Möglichkeit: Trag Abzüge gleich als negative Zahlen ein, also -45,00 statt 45,00. Dann reicht eine normale SUMME über alles. So sind Kassenbücher oft aufgebaut. Einnahmen positiv, Ausgaben negativ, unten der Saldo.

Negative Zahlen rot anzeigen

Ein Minus vor der Zahl übersieht man leicht. Rot fällt sofort auf. Markier die Zellen, drück Strg + 1 und wähl auf der Registerkarte Zahlen die Kategorie Zahl oder Währung. Unter Negative Zahlen klickst du auf die rote Variante.

Wer es genauer will, nimmt unter Benutzerdefiniert einen eigenen Formatcode, etwa #.##0,00 €;[Rot]-#.##0,00 €. Vor dem Semikolon steht das Format für positive Zahlen, dahinter das für negative. Im deutschen Excel heißt die Farbe [Rot], nicht [Red].

Willst du nur bestimmte Werte einfärben, etwa alle unter einem Grenzwert, ist die bedingte Formatierung der bessere Weg.

Datum und Uhrzeit subtrahieren

Datumswerte sind in Excel Zahlen. Darum kannst du sie einfach voneinander abziehen: =C2-B2 liefert die Tage zwischen zwei Daten. Steht danach ein Datum statt einer Zahl in der Zelle, stell das Format über Start › Zahl auf Standard. Für volle Monate oder Jahre gibt es DATEDIF.

Bei Uhrzeiten klappt das genauso: Ende minus Beginn ergibt die Dauer. Was du bei Summen über 24 Stunden und bei Nachtschichten beachten musst, steht unter Stunden addieren.

Minus aus Exporten, falsche Striche, Rundungsreste

Minus am Ende aus SAP. Manche Programme exportieren negative Zahlen als „1.250,00-“ mit dem Minus hinten. Excel erkennt das nicht als Zahl. Markier die Spalte, geh auf Daten › Text in Spalten, im letzten Schritt auf Weitere und prüf, ob der Haken für das nachgestellte Minuszeichen bei negativen Zahlen gesetzt ist (meist ist er das schon). Nach Fertig stellen sind es echte negative Zahlen.

Gedankenstrich statt Minus. Wer eine Formel aus Word oder einer E-Mail kopiert, hat manchmal einen langen Strich statt eines Minuszeichens drin. Excel versteht ihn nicht. Tipp das Minus neu über die Taste neben dem Punkt.

Rundungsreste. Bei Kommazahlen bleibt nach dem Abziehen manchmal ein winziger Rest wie 0,00000000000001 statt 0. Die Zelle zeigt 0, aber ein Vergleich wie =D2=0 ergibt FALSCH. Das liegt an der internen Rechnung mit Binärzahlen. Hier hilft RUNDEN. Solche Fälle trainierst du auch im Excel-Kurs online.