Excel Spalten vergleichen: Unterschiede in zwei Spalten und Tabellen finden

Zwei Spalten Zeile für Zeile vergleichen

Die kürzeste Formel ist =A2=B2. Sie ergibt WAHR, wenn beide Zellen gleich sind, sonst FALSCH. Das reicht für eine schnelle Kontrolle, liest sich in einer langen Liste aber schlecht. Mit WENN bekommst du Wörter: =WENN(A2=B2;"gleich";"anders"). Andersherum mit <> für „ungleich“: =WENN(A2<>B2;"Abweichung";"") lässt die stimmigen Zeilen leer, sodass nur die Abweichungen ins Auge fallen.

Bei Zahlen ist die Differenz oft hilfreicher als ein Wort. In einer Inventur zeigt =D2-C2 direkt, wie viele Stück fehlen (negativ) oder zu viel da sind (positiv). Eine Null heißt: stimmt. Das kannst du mit SUMMEWENN oder einer Summe über die Differenzen gleich zu einem Gesamtfehlbestand verdichten.

Groß- und Kleinschreibung: IDENTISCH

Das Gleichheitszeichen ignoriert die Schreibweise: „MÜLLER“ und „Müller“ gelten als gleich. Für Namen ist das meistens richtig. Bei Passwörtern, Codes oder Artikelnummern wie „ab-12“ und „AB-12“ kann es aber einen Unterschied machen. Dann nimmst du =IDENTISCH(A2;B2). Die Funktion liefert nur WAHR, wenn beide Texte Zeichen für Zeichen gleich sind, inklusive Groß- und Kleinschreibung.

Eingebettet in WENN: =WENN(IDENTISCH(A2;B2);"gleich";"anders"). Die Formatierung der Zelle, etwa fett oder rot, prüft IDENTISCH nicht, nur den Inhalt.

Prüfen, ob ein Wert in der anderen Liste vorkommt

Bei zwei Listen in unterschiedlicher Reihenfolge hilft der Zeilenvergleich nicht. Die alte Kundenliste steht in A, die neue in F, und Frau Nowak steht einmal in Zeile 4 und einmal in Zeile 17. Hier fragst du für jeden Eintrag: Kommt er drüben vor? =ZÄHLENWENN($F$2:$F$500;A2) zählt, wie oft A2 in der anderen Liste steht. 0 heißt: fehlt. 1 heißt: vorhanden. 2 oder mehr heißt: dort doppelt.

Lesbar wird es mit =WENN(ZÄHLENWENN($F$2:$F$500;A2)=0;"fehlt in neu";""). Die Dollarzeichen sind wichtig, sonst rutscht die Vergleichsliste beim Runterziehen mit und die unteren Einträge werden nicht mehr gefunden. Warum, steht unter fester Bezug. Für den Gegencheck, also was in der neuen Liste dazugekommen ist, schreibst du dieselbe Formel in eine Hilfsspalte neben F und suchst in A.

Mehr zu den Kriterien von ZÄHLENWENN, etwa mit Platzhaltern wie "Müller*", erklärt die Seite ZÄHLENWENN. Geht es nur darum, doppelte Einträge innerhalb einer Liste loszuwerden, ist Duplikate entfernen der richtige Weg.

Zwei Tabellen vergleichen mit XVERGLEICH oder SVERWEIS

Oft reicht „vorhanden ja/nein“ nicht, du willst wissen, ob sich ein Wert geändert hat. Beispiel: Preisliste vom letzten Jahr gegen die neue Preisliste, beide mit Artikelnummer. Dann holst du mit SVERWEIS den neuen Preis in die alte Tabelle und vergleichst: =SVERWEIS(A2;Neu!$A$2:$C$300;3;FALSCH)=C2. Fehlt die Nummer in der neuen Liste, meldet SVERWEIS #NV. Das fängst du mit =WENNFEHLER(…;"fehlt") ab, mehr dazu bei WENNFEHLER.

In Excel 365 und 2021 gibt es XVERGLEICH. =XVERGLEICH(A2;$F$2:$F$500) liefert die Position des Eintrags in der anderen Liste, also zum Beispiel 17, oder #NV, wenn er fehlt. Das ist praktisch, wenn du wissen willst, wo der Eintrag steht. Mit =WENNFEHLER(XVERGLEICH(A2;$F$2:$F$500);"fehlt") steht statt #NV ein Wort da. In älteren Versionen leistet =VERGLEICH(A2;$F$2:$F$500;0) dasselbe.

Liegen die Tabellen auf zwei Blättern mit gleichem Aufbau, etwa „Oktober“ und „November“, kannst du auch Zelle für Zelle vergleichen: Neues Blatt anlegen, in A1 =WENN(Oktober!A1<>November!A1;"X";"") und nach rechts und unten ziehen. Jedes X markiert eine geänderte Zelle.

Unterschiede farbig markieren

Statt einer Hilfsspalte kannst du die Abweichungen direkt einfärben. Markier C2:D8, dann Start › Bedingte Formatierung › Neue Regel › Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden und gib =$C2<>$D2 ein. Das Dollarzeichen vor den Spalten sorgt dafür, dass jede Zeile ihren eigenen Vergleich bekommt. Alle Zeilen mit Abweichung werden farbig.

Für zwei Listen markierst du beide Spalten und wählst Regeln zum Hervorheben von Zellen › Doppelte Werte. Im Dialog kannst du statt „Doppelte“ auch Eindeutige wählen. Dann werden nur die Einträge eingefärbt, die in keiner der beiden Spalten ein zweites Mal vorkommen, also die Unterschiede. Schritt für Schritt mit Übung: bedingte Formatierung.

Ohne Formel geht es auch: Beide Spalten markieren, Start › Suchen und Auswählen › Inhalte auswählen und dort Zeilenunterschiede wählen. Excel markiert in jeder Zeile die Zellen, die vom ersten Wert der Zeile abweichen. Gib ihnen danach eine Füllfarbe, dann bleiben die Unterschiede sichtbar.

Warum Excel gleiche Werte als verschieden meldet

Leerzeichen. „Becker “ mit Leerzeichen am Ende ist ein anderer Text als „Becker“. Prüf mit =LÄNGE(A2) und =LÄNGE(B2). Abhilfe: =GLÄTTEN(A2)=GLÄTTEN(B2) oder die Liste vorher bereinigen, siehe Leerzeichen entfernen.

Zahl gegen Text. Kommt eine Liste aus einem Export, stehen Nummern oft als Text darin, erkennbar am grünen Dreieck und der linksbündigen Ausrichtung. 3101 als Zahl und „3101“ als Text sind für =A2=B2 verschieden. Mit =A2*1=B2*1 vergleichst du beide als Zahl.

Kommastellen. Berechnete Werte wie 19,99 können intern 19,9899999 sein, während die andere Spalte genau 19,99 enthält. Angezeigt wird beides gleich. =RUNDEN(A2;2)=RUNDEN(B2;2) löst das, mehr bei RUNDEN.

Zwei Dateien nebeneinander vergleichen

Für einen Blick mit dem Auge öffnest du beide Dateien und wählst Ansicht › Nebeneinander anzeigen. Mit Synchroner Bildlauf scrollen beide Fenster gleichzeitig. Das ist gut für kurze Listen. Für lange Listen ist die Formel aus dem Abschnitt oben zuverlässiger, weil sie nichts übersieht.

In einigen Office-Paketen für Unternehmen gibt es zusätzlich das Programm Spreadsheet Compare, das zwei Arbeitsmappen komplett gegenüberstellt. Ob es bei dir installiert ist, hängt von der Lizenz ab. Den Umgang mit Formeln und Listen von Grund auf lernst du im Excel-Kurs online.