Excel-Datei mit Passwort schützen (und wieder entfernen)

Was das Kennwort zum Öffnen wirklich macht

Mit Kennwort verschlüsseln setzt ein Kennwort zum Öffnen. Excel verschlüsselt damit den Inhalt der Datei mit AES, einem anerkannten Verfahren. Ohne Kennwort sieht man weder Zahlen noch Blattnamen noch Formeln. Auch wer die Datei mit einem anderen Programm öffnet, bekommt nur Datensalat.

Die Kehrseite: Microsoft hat keinen Generalschlüssel. Vergisst du das Kennwort, kann dir weder der Microsoft-Support noch deine IT die Datei wieder öffnen. Speicher das Kennwort deshalb sofort in einem Passwort-Manager, bevor du die Datei schließt.

Zweiter Weg: Speichern unter › Tools › Allgemeine Optionen

Mehr Möglichkeiten hast du im Speichern-Dialog. Drück F12 (oder Datei › Speichern unter › Durchsuchen), klick unten neben Speichern auf Tools und dann auf Allgemeine Optionen. Dort findest du zwei Felder und einen Haken:

Kennwort zum Öffnen: dasselbe wie oben, die Datei wird verschlüsselt. Kennwort zum Ändern: Jeder kann die Datei öffnen, aber nur wer dieses Kennwort kennt, darf sie unter gleichem Namen speichern. Alle anderen klicken auf Schreibgeschützt und können höchstens eine Kopie unter neuem Namen anlegen. Schreibschutz empfohlen: Excel fragt beim Öffnen nur höflich, ob man schreibgeschützt öffnen will. Das ist ein Hinweis, kein Schutz.

Das Kennwort zum Ändern verschlüsselt nichts. Es passt für Dateien, die alle lesen sollen, aber nur eine Person pflegt: Preislisten, Dienstpläne, Telefonlisten.

Blatt mit Passwort schützen ist etwas anderes

Wer „Excel Blatt mit Passwort schützen“ sucht, meint oft den Blattschutz unter Überprüfen › Blatt schützen. Der verhindert, dass jemand Formeln überschreibt, verschlüsselt aber nichts. Wie du damit nur die Eingabefelder freigibst, steht in der Anleitung Zellen sperren.

Auch Überprüfen › Arbeitsmappe schützen (ohne „verschlüsseln“) sperrt nur die Struktur, also Blätter einfügen, löschen oder umbenennen. Microsoft selbst nennt Blatt- und Mappenschutz kein Sicherheitsmerkmal. Für vertrauliche Daten zählt nur das Kennwort zum Öffnen. Gut kombinieren lässt sich beides: Kennwort zum Öffnen gegen Fremde, Blattschutz gegen versehentliches Überschreiben.

Excel-Passwort entfernen

Du brauchst dafür das aktuelle Kennwort, denn ohne es öffnet sich die Datei gar nicht. Öffne die Datei mit Kennwort und geh wieder auf Datei › Informationen › Arbeitsmappe schützen › Mit Kennwort verschlüsseln. Lösch die Punkte im Feld, sodass es leer ist, klick OK und speichere die Datei. Beim nächsten Öffnen fragt Excel nicht mehr.

Ein Kennwort zum Ändern entfernst du an der Stelle, an der du es gesetzt hast: F12 › Tools › Allgemeine Optionen, Feld leeren, OK, speichern. Wie du einen Blattschutz oder Mappenschutz aufhebst, erklärt Schreibschutz aufheben.

Kennwort vergessen

Ehrlich: Hier gibt es keine Hintertür, und wir zeigen auch keine Anleitung zum Knacken. Was realistisch hilft: In deinem Passwort-Manager oder im Browser nachsehen, die Kollegin fragen, die die Datei verschlüsselt hat, oder eine ältere, unverschlüsselte Fassung suchen. Liegt die Datei auf OneDrive oder SharePoint, lohnt ein Blick in den Versionsverlauf, falls die Verschlüsselung erst später dazukam.

Prüf vorher die naheliegenden Fehler: Groß- und Kleinschreibung zählen, die Feststelltaste ist schnell aus Versehen an, und auf einer anderen Tastatur liegen Z und Y vertauscht. Das passiert öfter, als man denkt.

Das kann beim Schützen schiefgehen

Speichern als CSV. Eine CSV-Datei ist reiner Text und kann kein Kennwort tragen. Exportierst du die verschlüsselte Mappe als CSV, liegt der Inhalt wieder offen auf der Platte. Mehr zum Format in CSV importieren.

Kennwort in derselben Mail. Schickst du die Datei per Mail, gib das Kennwort über einen anderen Kanal weiter: Telefon, SMS oder Messenger. Steht es in derselben Mail, bringt die Verschlüsselung nichts, sobald die Mail in falsche Hände gerät.

Gemeinsam bearbeiten klappt nicht mehr. Verschlüsselte Dateien kannst du in der Regel nicht mehr gleichzeitig mit anderen bearbeiten, und Excel im Web öffnet sie nicht. Wer im Team auf OneDrive oder SharePoint arbeitet, regelt den Zugriff dort besser über die Freigabe-Rechte.

Alte .xls-Dateien. Das alte Format ab Excel 97 verschlüsselt deutlich schwächer. Speichere wichtige Dateien als .xlsx (oder .xlsm mit Makros, siehe Makros aktivieren) und setz das Kennwort danach neu.

Excel für Mac und Excel im Web

Am Mac klappt es je nach Version über Überprüfen › Arbeitsmappe schützen oder Datei › Kennwörter. Im Dialog gibt es dann wie unter Windows ein Kennwort zum Öffnen und ein Kennwort zum Ändern. Eine auf dem Mac verschlüsselte Datei öffnet Excel unter Windows mit demselben Kennwort und umgekehrt.

In Excel im Web kannst du keine Datei mit Kennwort verschlüsseln. Dafür brauchst du die Desktop-App. Wie du Excel sicher im Alltag nutzt, lernst du Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.

Ein gutes Kennwort für Excel

Nimm lieber einen langen Satz als ein kurzes Wort mit Sonderzeichen, zum Beispiel „Kita-Liste-Herbst-sieben-Igel“. Nutz für jede wichtige Datei ein eigenes Kennwort, damit eine weitergegebene Liste nicht alle anderen öffnet. Und schreib es nicht auf einen Zettel am Monitor, sondern in einen Passwort-Manager, den auch deine Vertretung im Notfall nutzen kann.