Formel kopieren in Excel: nach unten ziehen, ausfüllen, Reihen fortsetzen

Was beim Kopieren mit den Bezügen passiert

Excel kopiert eine Formel nicht als festen Text, sondern als Bauplan mit Richtungen. =B2*C2 in D2 heißt für Excel: „die Zelle zwei Spalten links mal die Zelle eine Spalte links, in meiner Zeile“. In D3 wird daraus =B3*C3, in D9 =B9*C9. Das nennt man relative Bezüge, und genau deshalb reicht eine Formel für die ganze Spalte.

Soll ein Teil fest bleiben, etwa ein Stundensatz oder Steuersatz in einer einzelnen Zelle, braucht er Dollarzeichen: =B2*$F$1. Wie das geht und wann F$1 oder $F1 richtig ist, steht ausführlich unter fester Bezug mit $. Hier geht es um die Wege, eine Formel überhaupt in andere Zellen zu bringen.

Schneller mit Tastatur: Strg+U, Strg+R und Strg+Enter

Im deutschen Excel heißt das Kürzel für „Unten ausfüllen“ Strg+U, nicht Strg+D wie in englischen Anleitungen. Markier die Zelle mit der Formel und die Zellen darunter, zum Beispiel D2:D200, und drück Strg+U. Die Formel aus D2 landet in jeder markierten Zeile. Strg+R füllt nach rechts. Auf dem Mac nimmst du ⌘+D und ⌘+R.

Große Bereiche markierst du ohne Scrollen: Klick in D2, dann Strg+Umschalt+Pfeil unten. Ist die Spalte D noch leer, springt Excel allerdings ganz ans Blattende. Dann markierst du vorher in Spalte C bis zur letzten Zeile und gehst mit Umschalt+Pfeil rechts eine Spalte weiter.

Der dritte Weg ist Strg+Enter: Bereich markieren, Formel tippen, mit Strg+Enter statt Enter bestätigen. Excel schreibt die Formel in alle markierten Zellen und passt die Bezüge an, als hättest du gezogen. Das funktioniert auch bei Zellen, die nicht nebeneinander liegen, wenn du sie mit gedrückter Strg-Taste markierst.

Doppelklick auf das Ausfüllkästchen: wann er stoppt

Der Doppelklick ist der schnellste Weg für lange Listen, aber er orientiert sich an der Nachbarspalte. Hat die Spalte links eine leere Zelle in Zeile 48, hört Excel in Zeile 47 auf. Die Formel fehlt dann in allen Zeilen darunter, und das fällt oft erst in der Summe auf. Nach einem Doppelklick also immer mit Strg+Pfeil unten ans Ende springen und nachsehen.

Am bequemsten ist eine formatierte Tabelle (Strg+T). Dort tippst du die Formel einmal, und Excel füllt die ganze Spalte sofort selbst. Auch jede neue Zeile bekommt die Formel automatisch. Wie du so eine Tabelle anlegst, zeigt Tabelle erstellen.

Formel kopieren, ohne dass sich der Bezug ändert

Manchmal soll die Formel exakt gleich bleiben, etwa wenn du sie an eine andere Stelle stellst. Dafür gibt es drei Wege. Ausschneiden statt kopieren: Mit Strg+X und Strg+V verschiebst du die Formel, die Bezüge bleiben unverändert. Text aus der Bearbeitungsleiste kopieren: Klick in die Zelle, markier in der Bearbeitungsleiste den Formeltext, Strg+C, dann Esc, und füg ihn in der Zielzelle mit Strg+V ein. Excel sieht dann nur Text, nichts verschiebt sich.

Der dritte Weg sind Dollarzeichen, wenn die Formel dauerhaft beim Kopieren stehen bleiben soll. Das ist der Normalfall in Rechnungen und Listen und auf der Seite zum festen Bezug mit Übung erklärt.

Nur Werte einfügen statt Formeln

Willst du das Ergebnis weitergeben, aber nicht die Formel, kopierst du mit Strg+C und fügst über Start › Einfügen › Werte einfügen (das Symbol mit „123“) ein. Per Tastatur geht es mit Strg+Alt+V, dann W für Werte und Enter. Aus =B2*C2 wird die feste Zahl 28. Das brauchst du, bevor du die Ausgangsdaten löschst, und wenn du HEUTE-Formeln einfrieren willst.

Gleich daneben im Menü liegt Formeln: Es fügt nur die Formel ein, ohne Rahmen und Farben der Quelle. Wer nach dem Ziehen merkt, dass die Formatierung mitkopiert wurde, etwa ein dicker Rahmen um die erste Zeile, klickt auf das kleine Symbol Auto-Ausfülloptionen am Ende des Bereichs und wählt Ohne Formatierung ausfüllen.

Formel in eine andere Datei kopieren

Bezieht sich die Formel nur auf Zellen im selben Blatt, kannst du sie einfach kopieren. In der neuen Datei rechnet sie mit den Zellen an derselben Position. Anders bei Formeln mit Bezug auf ein anderes Blatt, etwa =Preise!B4*C2: In der Zieldatei wird daraus ein externer Bezug wie =[Kalkulation.xlsx]Preise!B4*C2. Die neue Datei fragt dann beim Öffnen, ob sie Verknüpfungen aktualisieren soll.

Willst du das nicht, kopierst du das Blatt Preise mit in die neue Datei (Rechtsklick auf den Blattreiter › Verschieben oder kopieren) und fügst die Formeln danach ein. Oder du ersetzt hinterher mit Suchen und Ersetzen den Teil [Kalkulation.xlsx] durch nichts. Vorhandene Links findest du unter Daten › Verknüpfungen bearbeiten, in neueren Versionen heißt der Befehl Arbeitsmappenlinks.

Reihe fortsetzen: Zahlen, Wochentage, Monate

Das Ausfüllkästchen kopiert nicht nur Formeln, es setzt auch Reihen fort. Dabei gilt eine Regel, die viele überrascht: Eine einzelne Zahl wird nur kopiert. Ziehst du eine 1 nach unten, steht dort 1, 1, 1. Für 1, 2, 3 tippst du entweder 1 und 2 untereinander, markierst beide und ziehst. Oder du hältst beim Ziehen der einzelnen 1 die Strg-Taste gedrückt.

Bei Text erkennt Excel eingebaute Listen. „Mo“ wird zu Di, Mi, Do, „Montag“ zu Dienstag, „Jan“ zu Feb, Mär, „Januar“ zu Februar. Text mit Zahl am Ende zählt hoch: aus „Raum 1“ wird Raum 2, aus „Q1“ Q2, Q3, Q4 und wieder Q1. Für Datumsreihen mit nur Werktagen oder nur Monatsersten siehst du die Varianten bei der DATUM-Funktion.

Eigene Reihen wie Filialnamen oder Schichten legst du unter Datei › Optionen › Erweitert › Allgemein › Benutzerdefinierte Listen bearbeiten an. Danach reicht der erste Eintrag, und Excel füllt den Rest in der gespeicherten Reihenfolge. Das spart viel Tipparbeit in einem Dienstplan.

So prüfst du, ob das Kopieren geklappt hat

Schalt mit Strg+# alle Formeln sichtbar (Formeln › Formeln anzeigen). Jetzt siehst du die ganze Spalte als Formeltext und erkennst sofort, ob eine Zeile aus der Reihe tanzt, etwa ein fester Wert mitten zwischen den Formeln. Noch einmal Strg+# schaltet zurück. Mehr dazu unter Formeln anzeigen.

Ein zweiter Hinweis ist das kleine grüne Dreieck oben links in einer Zelle. Excel markiert damit eine Formel, die anders aussieht als ihre Nachbarn. Das ist oft genau die eine Zeile, in der jemand von Hand eine Zahl überschrieben hat. Die Grundlagen zu Formeln und Bezügen übst du Schritt für Schritt im Excel-Kurs online.